Digitalisierung kommt oft mit Vorbehalten. Die Einführung eines neuen Systems sei zeit- und kostenintensiv. Dadurch entsteht die generelle Angst davor, etwas Neues auszuprobieren. Juliane Hoffmann ist da anderer Meinung. Intelligente Digitalisierung ist mit Dr. Flex und medikit kein Zukunftstraum mehr.
Als sich Zahnarzt Muhammed Ferit Kiziler mit Unterstützung seiner Praxismanagerin Juliane Hoffmann zur Übernahme und Neueröffnung seiner eigenen Zahnarztpraxis entschied, war eines klar: Die Prozesse müssen besser laufen als in der Praxis, in der sie bisher tätig waren. Die Digitalisierung vieler Prozesse, wie QM und Kommunikation, standen hier im Fokus. “Es war für uns klar, dass es am Empfang beginnen muss. Für uns war es nicht vorstellbar, dass Patient*innen ein Klemmbrett mit Kugelschreiber erhalten, um die Anamnese auszufüllen.” meint Juliane Hoffmann. Es wurde dann rasch mit den Anbietern Infoskop und Dr. Flex kooperiert. Im April 2020 kam dann medikit dazu und seitdem arbeitet Innodentum vollkommen digital. “Wir genießen die Vorteile der Digitalisierung. Mir wird die Möglichkeit gegeben, Vieles umzusetzen und vom Homeoffice aus zu arbeiten”, so Juliane Hoffmann.
Erwartungen an Software wie Dr. Flex und medikit
Wie funktioniert Dr. Flex?
Dr. Flex ist ein Online-Terminvergabesystem durch künstliche Intelligenz. Die Software kümmert sich um die Terminvergabe, unabhängig von Sprechzeiten. Mittels einer Live-Schnittstelle zum Praxis-System (wie im Fall von Innodentum das Programm “Charly” von Solutio) werden freie Termine angezeigt und buchbar gemacht. “Wenn ich einen Patienten in Charly anklicke, lande ich sofort im Behandlungsblatt und über Dr. Flex sollen Patienten direkt vom System erkannt werden. Solche Schnittstellen entlasten uns einfach ungemein,” freut sich Frau Hoffmann.
Die Anamnese wird entweder gleich online auf der Webseite oder vor Ort durch die Software “Infoskop” in Kombination mit der Aufklärung ebenfalls digital vorgenommen. Kommt dann eine Terminbuchung über Dr. Flex rein, wird eine Terminbestätigung an das Mobiltelefon der Patient*innen geschickt. Man braucht somit als Patient*in kein iPad mehr vor Ort in die Hand nehmen – was gerade in Zeiten von Corona sehr praktisch und hygienisch war, also ein doppelter Mehrwert. Darüber hinaus ist es eine deutliche Zeitersparnis.
Was sind die Vorteile von medikit?
Wenn plötzlich die Empfangsdame ausfällt und jemand aus einer anderen Abteilung einspringen muss, arbeitet man einfach die Checkliste ab, die normal die Empfangsdame machen würde. Mittels Eskalations-Funktion behält das Führungspersonal immer den Überblick. Das Wichtigste dabei ist, dass die Patienten durch medikit den Ausfall von Mitarbeiter*innen nicht zu spüren und den gleichen Service wie immer erwarten dürfen.
Was angepasste Hygienemaßnahmen betrifft, wie zum Beispiel während der Pandemie, ändert sich letztlich nicht ganz so viel, vorausgesetzt, eine Praxis hat sich vorher schon an die Standards gehalten.
Wie sind die Einführungsphasen verlaufen?
Bei Dr. Flex hat die Einführung dank der persönlichen Betreuung des Dr. Flex Teams sehr gut funktioniert und das System wurde individuell angepasst. „Es gab natürlich an der einen oder anderen Stellschraube noch was zu drehen, ich musste auch noch Änderungen vornehmen, als unser Terminmanagement angepasst und umstrukturiert wurde,” räumt Juliane Hoffmann ein.
Auch der medikit Kundenservice war allzeit verfügbar und kompetent. Bei der Admin-Schulung haben zwei Innodentum Teamkolleginnen teilgenommen. “Diese Schulung war wirklich effizient. Das merkt man auch im Praxisalltag, weil ja auch die Kolleginnen in der Verwaltung noch mehr in medikit eingebunden sind, als die klassische Assistenz“, erklärt Juliane Hoffmann. medikit wurde durch digitale Checklisten, zugeteilten Aufgaben und Handbuchartikeln zum Leben erweckt.
Wie wurden die neuen Systeme vom Team angenommen?
An der Umsetzung und Einführung der neuen Software gab es keine Vorbehalte. Auch nicht bei den zwei Kolleginnen, welche von der vorhergehenden Praxis übernommen wurden. Bei der gleichzeitigen Einführung von mehreren Systemen, wie es bei Innodentum durch die Praxiseröffnung der Fall war, gab es laut Juliane Hoffmann auch Tage, an denen alle etwas überfordert waren, aber unser Chef hat uns regelmäßig motiviert.
medikit sowie Dr. Flex sind für uns nicht mehr wegzudenken.
Einbindung externer Mitarbeiter*innen
Sowohl der Labortechnikermeister als auch das Abrechnungsteam wurden als externe Nutzer in medikit aufgenommen. Die nachvollziehbare Kommunikation zwischen Praxisteam und externen Mitarbeiter*innen erleichtert den Arbeitsalltag. Die Nachrichten kann man im Nachhinein immer wieder öffnen und, dank der Filter-Funktion, selektieren.
Wir haben hier einen Filter, der heißt “Austausch mit Labor” und ich sehe mit einem Blick jeden Austausch, der hier stattgefunden hat. Das können andere Softwares nicht. In diesem Bezug ist medikit einfach ein Traum.
Eines ist bei Innodentum klar: Auf die digitalen Helferlein möchte niemand mehr verzichten. “Würde ich jetzt in einer anderen Praxis beginnen, wo mir diese Tools nicht mit an die Hand gegeben werden, dann könnte ich nicht arbeiten. Das wäre für mich ein Rückschritt in meiner Effizienz und in meiner eigenen Arbeitsweise.”, stellt Juliane Hoffmann klar.
Über Dr. Flex
Dr. Flex ist ein führendes Unternehmen im Bereich der digitalen Terminvergabe und Praxisorganisation für Zahnarztpraxen. Mit ihrem innovativen Online-Terminvergabesystem durch künstliche Intelligenz erleichtert Dr. Flex die Terminplanung und optimiert den Praxisbetrieb. Das System ermöglicht es Patient*innen, rund um die Uhr Termine zu buchen, unabhängig von den Sprechzeiten der Praxis. Durch eine Live-Schnittstelle zum Praxis-System werden freie Termine angezeigt und können direkt gebucht werden.
Über Innodentum Zahnmedizin
Innodentum! Dies steht für Zahnmedizin in Bochum. In der angesehenen Praxis steht den Patienten ein hochqualifiziertes Team von Experten zur Verfügung. Die Praxis umfasst Zahnärzte, Dentalhygieniker, Prophylaxe-Assistenten und Verwaltungsmitarbeiter. Die besondere Expertise liegt in folgenden Behandlungsspektren: ästhetische Zahnheilkunde, Prophylaxe, Parodontologie, Endodontologie und Prothetik sowie die Invisalign-Behandlung (Zahnkorrekturschienen).
Das engagierte Team arbeitet Hand in Hand zusammen und bietet den Patient*innen eine umfassende und qualitativ hochwertige zahnmedizinische Versorgung. Durch regelmäßige Weiterbildungen wird dafür Sorge getragen auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben. Die Patient*innen erhalten somit eine erstklassige Behandlung. Zudem steht das Team für Herzlichkeit und patientenorientierten Service rund um alle anderen Themen. Seit April 2020 kommuniziert das Team mit medikit.
