Als sich Zahnarzt Muhammed Ferit Kiziler mit Unterstützung seiner Praxismanagerin Juliane Hoffmann zur Übernahme und Neueröffnung seiner eigenen Zahnarztpraxis entschied, war eines klar: Die Prozesse müssen besser laufen, als in der Praxis in der sie bisher tätig waren. Die Digitalisierung vieler Prozesse, wie QM und Kommunikation, standen hier im Fokus. “Es war für uns klar, dass es am Empfang beginnen muss. Für uns war es nicht vorstellbar, dass ein Patient ein Klemmbrett mit Kugelschreiber erhält, um seine Anamnese auszufüllen.” meint Juliane Hoffmann. Es wurde dann rasch mit den Anbietern Infoskop und Dr. Flex kooperiert. Im April 2020 kam dann medikit dazu und seitdem arbeitet Innodentum vollkommen digital. “Wir genießen die Vorteile der Digitalisierung. Mir wird die Möglichkeit gegeben Vieles umzusetzen und vom Home Office aus zu arbeiten”, so Juliane Hoffmann.

Erwartungen an Software wie Dr. Flex und medikit

Dr. Flex ist ein Online-Terminvergabesystem durch künstliche Intelligenz. Die Software kümmert sich um Terminvergabe, unabhängig von Sprechzeiten. Mittels einer Live Schnittstelle zum Praxis-System, wie im Fall von Innodentum das Programm Charly von Solutio, werden freie Termine angezeigt und buchbar gemacht. “Wenn ich einen Patienten in Charly anklicke, lande ich sofort im Behandlungsblatt und über Dr. Flex sollen Patienten direkt vom System erkannt werden. Solche Schnittstellen entlasten uns einfach ungemein,” freut sich Frau Hoffmann.

Die Anamnese wird entweder gleich online auf der Webseite oder vor Ort durch die Software Infoskop in Kombination mit der Aufklärung ebenfalls digital vorgenommen. Kommt dann eine Terminbuchung über Dr. Flex rein, wird eine Terminbestätigung an das Mobiltelefon des Patienten geschickt. Man braucht somit als Patient kein iPad mehr vor Ort in die Hand nehmen, was gerade in Zeiten von Corona sehr praktisch und hygienisch ist, also ein doppelter Mehrwert. Darüber hinaus ist es eine deutliche Zeitersparnis.

Vorbehalte der Mitarbeiter?

In der Umsetzung und Einführung der neuen Software gab es keine Vorbehalte. Auch nicht bei den zwei Kolleginnen, welche von der vorhergehenden Praxis übernommen wurden. Bei der gleichzeitigen Einführung von mehreren Systemen, wie es bei Innodentum durch die Praxiseröffnung der Fall war, gab es laut Juliane Hoffmann auch Tage, an denen alle etwas überfordert waren: “Wir haben das aber als Team sehr gut durchgestanden und unser Chef motiviert uns regelmäßig. medikit sowie Dr. Flex sind für uns auch nicht mehr wegzudenken.”

Einführungsphasen

Bei Dr. Flex hat die Einführung dank der persönlichen Betreuung des Dr. Flex Teams sehr gut funktioniert und das System wurde individuell angepasst. “Es gab natürlich an der einen oder anderen Stellschraube noch was zu drehen. Ich musste auch noch Änderungen vornehmen, als unser Terminmanagement angepasst und umstrukturiert wurde,” räumt Juliane Hoffmann ein.

Auch medikit Customer Service Spezialistin Valentina war allzeit verfügbar und kompetent. Bei der Adminschulung haben zwei Innodentum Teamkolleginnen teilgenommen. “Diese Schulung war wirklich effizient, das merkt man auch im Praxisalltag weil ja auch die Kolleginnen in der Verwaltung nochmal mehr ins medikit eingebunden sind als die klassische Assistenz,” erklärt Juliane Hoffmann. medikit wurde durch Checklisten, zugeteilten Aufgaben und Handbuchartikeln zum Leben erweckt.

Ganz neue Kommunikationsprozesse möglich

Sowohl der Labortechniker Meister als auch das Abrechnungsteam wurden als externe Nutzer in medikit aufgenommen. Die nachvollziehbare Kommunikation zwischen Praxisteam und externen Mitarbeitern erleichtert den Arbeitsalltag. Die Nachrichten kann man im Nachhinein immer wieder öffnen und, dank der Filter-Funktion, selektieren.”Wir haben hier einen Filter, der heißt “Austausch mit Labor” und ich sehe mit einem Blick jeden Austausch, der hier stattgefunden hat. Das können andere Softwares nicht. In diesem Bezug ist medikit einfach ein Traum,” bestätigt Juliane Hoffmann. 

Wir haben hier einen Filter, der heißt “Austausch mit Labor” und ich sehe mit einem Blick jeden Austausch, der hier stattgefunden hat. Das können andere Softwares nicht. In diesem Bezug ist medikit einfach ein Traum.

Juliane Hoffmann Praxismanagerin

Nutzung & Vorteile

Die Mitarbeiter sind nach wie vor sehr motiviert. Die Nutzung in der Verwaltung ist höher als in der Assistenz. Das liegt natürlich daran, dass die Aufgabenbereiche unterschiedlich sind. Wenn plötzlich die Empfangsdame ausfällt und jemand aus einer anderen Abteilung einspringen muss, arbeitet man einfach die Checkliste ab, die normal die Empfangsdame machen würde. Mittels Eskalationsfunktion behält das Führungspersonal immer den Überblick. Das Wichtigste dabei ist, dass der Patient durch medikit den Ausfall eines Mitarbeiters nicht zu spüren bekommt und den gleichen Service wie immer erwarten darf. 

Was die Pandemie-bedingten Hygienemaßnahmen betrifft, ändert sich letztlich nicht ganz so viel, vorausgesetzt eine Praxis hat sich vorher schon an die Standards gehalten. “Die paar Dinge, die bei uns dazu kamen, wurden sofort ins medikit Handbuch eingepflegt. Das war ein Dokument und eine Checkliste und dann lief die Sache. “ Um nun einer grundsätzlichen Ablehnung zur Digitalisierung auf den Grund zu gehen, sollte man also jemanden ins Team holen, der über den Tellerrand hinaus blickt und den Mitarbeitern Freiraum und Luft schafft. “Wenn der Chef sagt “Ich find das cool, ich will das haben” das Team es aber nicht gut findet, weil die Mitarbeiter überlastet sind, dann bringt das alles nichts,” ist sich Juliane Hoffmann sicher. 

Eines ist bei Innodentum klar: Auf die digitalen Helferlein möchte niemand mehr verzichten. “Würde ich jetzt, warum auch immer, in einer anderen Praxis beginnen, wo mir die Tools zur Digitalisierung meiner Prozesse und zur Effizienz- und Struktur Schaffung nicht mit an die Hand gegeben werden oder ich dafür kein Budget erhalte, dann könnte ich nicht arbeiten. Das wäre für mich ein Rückschritt in meiner Effizienz und in meiner eigenen Arbeitsweise.”, stellt Juliane Hoffmann klar.