Jeder, der im Personalmanagement arbeitet, kennt es: Verfügbare und geeignete Mitarbeiter sind gefunden worden, Dienstpläne wurden erstellt und alle sind informiert. Klar, es kann zu kleineren Änderungen kommen, aber das wird schon geregelt. Und dann passiert es: ein Mitarbeiter wird krank, ein weiterer Mitarbeiter meldet sich und möchte seine Schicht mit einem Kollegen tauschen, er hätte es mit ihm bereits abgeklärt. Das Telefon klingelt, man beginnt schon den Überblick zu verlieren und schnell verwandelt sich die Planung der Arbeitswoche in ein Chaos. Der ursprüngliche Dienstplan, den man erstellt hat, landet dabei praktisch im Papierkorb. Personal-Planer hakt hier mit stets aktuellen, digitalen Dienstplänen ein und reduziert den Aufwand, nicht zuletzt mit Hilfe von medikit, auf ein Minimum.
Eine intelligente Personaleinsatzplanung gilt heute als wichtige Voraussetzung für hohe Effizienz. Sie beugt Personalengpässen vor, verhindert eine Unter- oder Überforderung von Mitarbeitern und verbessert dadurch den Kundenservice. Dr. Volker Kluthe, Zahnarzt bei blendent Zahnärzten in Paderborn, und zufriedener medikit Kunde seit 2017, erkannte dies. Da eine Schnittstelle von medikit zum Personal-Planer System möglich war, bot sich diese Systemerweiterung als offensichtliche Lösung an. So wurde 2019 Personal-Planer in der Praxis eingeführt. Personal-Planer bietet ein modernes System zur Personalverwaltung, Zeiterfassung und Personalplanung an. Das Verteilen der Dienstpläne an alle Mitarbeiter wird durch medikit vereinfacht: Die Mitarbeiter bekommen bequem über das Nachrichtensystem von medikit ihren individuellen Dienstplan zugestellt. Dank der medikit App auch auf das eigene Smartphone.
Das modulare, webbasierte System von Personal-Planer ist ohne Installationsaufwand sofort einsetzbar und lässt sich jederzeit, dem Bedarf entsprechend, erweitern. Durch Kombination mit beliebig vielen Zeiterfassungsterminals hat man die Möglichkeit, sämtliche Abteilungen einer Praxis an unterschiedlichen Standorten in einem System übersichtlich abzubilden und online zu verwalten.
Simon Tropea, Executive Sales Manager der 4Mis GmbH, zu welcher auch Personal-Planer gehört, zeigt sich zukunftsorientiert: “Wir sind der Überzeugung, dass wir mit Technologieinnovationen von heute die Lösungen für die Aufgaben von morgen erschaffen können. Deshalb entwickeln wir unsere Modulpalette permanent weiter und bauen mit neuen Innovationen unseren Technologievorsprung weiter aus. Mit unseren Modulen lässt sich der Entwicklungsprozess unserer Kunden lückenlos begleiten.”
Wir sind der Überzeugung, dass wir mit Technologieinnovationen von heute die Lösungen für die Aufgaben von morgen erschaffen können.
Die Buchungsdaten des Urlaubsplaners bilden mit den in der digitalen Personalakte hinterlegten Arbeitstageregelungen eine wichtige Datengrundlage für die Personal-Planer-Module. Die übersichtlich strukturierte Verwaltung des Urlaubsplaners ermöglicht eine vereinfachte und sichere Urlaubsbuchung. Man kann digital Urlaubsanträge stellen, Krankheitstage eintragen, den Genehmigungsstatus verfolgen und Einsicht in den Urlaubskalender des Teams nehmen, wobei etwaige Vertretungskonflikte immer deutlich gekennzeichnet sind. Dies entlastet die Personalverantwortlichen und schafft Raum für volle Konzentration im Praxisalltag.
“Personal-Planer vereinfacht die Urlaubsplanung bei uns, die vorab nur anhand einer Excel-Tabelle gemacht worden ist. So hat man jetzt einen genauen Überblick, wer wann Urlaub hat und die Planung lässt sich viel einfacher umsetzen.” erklärt Dr. Volker Kluthe.
Aber nicht nur die Urlaubsplanung wird perfektioniert. Im Zeiterfassungsmodul werden Arbeitszeiten und Pausen genau erfasst und Abrechnungen optimiert. Die Kommunikation zu allen Mitarbeitern erfolgt dann nahtlos und blitzschnell über medikit. Besonders hilfreich: Die Mitarbeiter müssen nur noch in einem der beiden Tools gepflegt werden – die Synchronisation der Userdaten erfolgt über die Schnittstelle automatisch. Diese Effizienz erspart viel Zeit, Telefonate und Kosten. Somit sind die Mitarbeiter bedarfsgerecht anwesend, die Personalkosten decken sich mit dem Arbeitsvolumen und du hast immer den Überblick.
Vor der Einführung von Personal-Planer wurde der Dienstplan auf dem schwarzen Brett ausgehängt. Die Schnittstelle zu medikit vereinfacht die Veröffentlichung der Dienstpläne für uns sehr.
medikit brachte noch mehr Arbeitserleichterung bei blendent mit sich, laut Dr. Kluthe: “Durch medikit sind die Arbeitsprozesse im Allgemeinen in vielerlei Hinsicht vereinfacht. Als Beispiel nutzen wir den Punkt Aufgaben zur Abarbeitung der täglichen Aufgaben in der Praxis. Hier sind alle Checklisten zum Abhaken eingepflegt. Zum Beispiel das Vorbereiten der Zimmer am Morgen und am Abend und ein Rundgang zum regelmäßigen Desinfizieren der Türklinken. Gerade jetzt in der aktuellen Situation ist das besonders wichtig!”
Durch medikit sind die Arbeitsprozesse im Allgemeinen in vielerlei Hinsicht vereinfacht.
Ganz klar besteht der Vorteil des Personal-Planers in Kombination mit medikit in einer effizienteren und transparenteren Infrastruktur, in der weniger verwaltet, sondern vielmehr intelligent organisiert und geplant wird. Das Resultat sind eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis bei einem besser organisierten Praxisalltag, der ein harmonisches Miteinander generiert, was letztendlich auch für den Patienten spürbar ist. Im Idealfall ist man immer einen Schritt voraus und macht sich über intelligente Lösungen Gedanken, bevor diese notwendig sind. Wenn die Praxis dann wächst, ist die Bahn dafür schon geebnet.
Über Personal-Planer
Personal-Planer (ein Produkt der 4Mis GmbH) ist die Rundumlösung für dein Personalmanagement. Urlaubsplanung, Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassung, Dienstplanung und vieles mehr in einem System. Für jede Branche, für jedes Unternehmen, immer passende Lösungen – flexibel und sicher. Stelle die modularen Funktionen bedarfsgerecht zusammen und starte direkt los. Lokale Installationen, teure Wartung und Systemausfälle sind Vergangenheit, Personal-Planer bietet dir das All-Inclusive-Rundum-Wohlfühl-Paket.
Über die Autorin
Stefanie Nooij
Weil sie bisher schon so ziemlich jeden Job gemacht hat und immer gerne etwas Neues ausprobiert, hat sie sich dazu überreden lassen, diesen Artikel zu verfassen.
