Die Herausforderungen, etwas „Ganzes“ zu schaffen
Der Ordner “Professionelles Management” steht heute noch im Schrank hinter Andreas Hagers Schreibtisch. Das systematische organisieren einer Zahnarztpraxis ist für den gelernten Zahntechniker und Zahnarzt seit dem Tag der Praxisübernahme vor gut 20 Jahren ein ständiges Thema. Gleichzeitig gilt es aber gerade in kleineren Betrieben, die Kirche im Dorf zu lassen und die Mitarbeiter nicht mit Theorie und Bürokratie zu erdrücken.
Andreas Hager und sein eingespieltes Team haben einige Ansätze zu QM & Co. ausprobiert und beispielsweise spezielle Software in Betrieb genommen oder gezielt Management-Systeme eingeführt. Leider wurde es aber trotz angemessener Anstrengungen nie richtig fertig: Die Systeme blieben isolierte Einzellösungen und wurden nicht gepflegt. Der Aufwand war sehr hoch, der Nutzen wollte sich dagegen nicht so recht einstellen. Dementsprechend waren Motivation und Akzeptanz bei den Beteiligten gering. Es wurde einfach nichts “Ganzes”.
Ein Knackpunkt war bei den bisherigen Versuchen stets der Austausch von Informationen: Inhalte wie Vorgaben oder Beschlüsse müssen nachhaltig und jederzeit wieder auffindbar sein. Dabei spielt auch die Größe des Teams keine Rolle: Ob 8 oder 80 Betroffene eine entscheidende Information nicht zur Verfügung haben, hat immer den gleichen negativen Effekt auf die Qualität.
Auf einer Fortbildung im Rahmen der angesehenen Zahnärzte-Unternehmer-Workshops (ZUW) wurden Andreas Hager und seine in der Praxisbuchhaltung tätige Frau Martina auf medikit aufmerksam und die Hoffnung keimte auf, dass es sich damit aufgrund des innovativen Plattform-Gedankens anders verhalten könnte.
Erste Schritte zum cloudbasierten Arbeiten
Der erste Eindruck von medikit als moderne, cloud-basierte Webanwendung war durchaus positiv. Tatsächlich haben sich Andreas und Martina Hager aber erst einmal gegen einen Test von medikit entschieden. Eine cloud-Software wird gemietet – das ist zwar transparent und die Kosten sind nachvollziehbar, aber es ist ungewohnt, eine Software nicht zu besitzen und stattdessen laufende Kosten zu haben.
Die anhaltenden, täglichen Herausforderungen im Praxisalltag haben das Thema aber nicht zur Ruhe kommen lassen. Nach reiflicher Überlegung hat sich Zahnarzt Hager dann doch zu einem Testmonat entschlossen und dabei sogar den Haussegen riskiert: Die Chance, das ganzen Einzelstückwerk zusammenzufassen und nicht mehr einen ohnehin nie genutzten Ordner für jedes Thema (QM, Hygiene, Reparaturen etc.) zu haben war zu verlockend. Ein entscheidender Aspekt war bei dieser Entscheidung natürlich, dass der Test absolut risikofrei, weil unverbindlich und mit keinen extra Kosten verbunden war.
medikit bringt mir die totale Entspannung: Alle relevanten Themen rund um QM & Co. laufen auf einer Plattform zusammen, nichts wird mehr vergessen und personelle Ausfälle lösen kein Chaos mehr aus.
Gesunde Skepsis in der Testphase rasch überwunden
Das Team hatte zu Anfang der Testphase unterschiedliche Meinungen zu der Innovation: Einige waren hellauf begeistert ob der neuen Möglichkeiten. Andere waren vorsichtig skeptisch. Eine Kollegin bezog sogar klar Position gegen eine webbasierte Kommunikationsplattform wie medikit: Die technischen Neuerungen mit Smartphone und Webanwendung sind vielleicht nützlich, aber als Mitarbeiter kann man dabei den Eindruck von zusätzlicher Belastung außerhalb der Praxis und in der Freizeit bekommen. Darüber hinaus stand die Frage im Raum, ob dann überhaupt nicht mehr miteinander gesprochen würde. Ein “Social Intranet” für ein 7-köpfiges Team erscheint auf den ersten Blick doch etwas über das Ziel hinausgeschossen.
Diese Bedenken konnten mit Inbetriebnahme des medikit für die Praxis rasch zerstreut werden. Die Nutzung der Smartphone-App ist gänzlich freiwillig. Die App wird auch hauptsächlich nur vom Chef und den Kolleginnen in der Verwaltung genutzt und man kann genau einstellen, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten man überhaupt Benachrichtigungen auf das Handy bekommen möchte. Die Bedenken, ob man nicht zu klein sei für eine solche Anwendung haben sich auch schnell aufgelöst: Der persönliche Austausch klappt in der Praxis von Andreas Hager sehr gut, weshalb z.B. das Nachrichtentool nicht so intensiv genutzt werden muss wie vielleicht in Großpraxen. Aber der Bedarf einer effektiven Dokumentation der praxisinternen Vorgaben im digitalen Handbuch sowie einer Standardisierung von Prozesse, z.B. Fehlermanagement, sind von der Betriebsgröße gänzlich unabhängig und konnten vom ersten Tag an ihren Mehrwert entfalten.
Die Testphase verlief dann auch entsprechend erfolgreich, was in erster Linie dem Engagement der Praxismanagerin zu verdanken war. Als zentrale und leidgeprüfte Kraft im Team erkannte sie die Vorteile von medikit in den Bereichen Dokumentation und Prozessmanagement sofort. Mit medikit konnten alle wichtigen Inhalte auf einer sehr einfach zu bedienenden Oberfläche zusammengefasst werden und jeder hat darauf Zugriff – was sich umgehend in einer regen Nut-
zung wieder spiegelte. Somit lohnte es sich endlich, Energie und Zeit in hilfreiche Dokumente und Anweisungen zu investieren. Der Aufwand war anfänglich auch erst mal hoch. Sobald aber die wichtigsten Artikel erstellt und Aufgaben angelegt waren, reduzierte sich der Betreuungsaufwand dann auch schnell auf ein locker zu bewältigendes Maß.
Mit medikit entsteht endlich eine Dokumentation, die wirklich genutzt wird. Das Beste dabei ist, dass ich nicht alles alleine machen muss, sondern wir können als Team gemeinsam an den Inhalten arbeiten.
Die Erfolge
Nach gerade einmal 3 Monaten ist medikit aus dem Praxisalltag nicht mehr wegzudenken. Die hilfreichen Funktionen in Verbindung mit dem anhaltenden Engagement des kompakten Teams ermöglichen ein QM- und Praxisorganisations-System aus einem Guss.
Digitalisiertes Handbuch
Mit medikit wurden in kürzester Zeit an die 800 Wissensartikel erstellt – ein verblüffender Spitzenwert, der manche Großpraxis in den Schatten stellt. Daran lässt sich erkennen, dass systematisches Wissensmanagement nicht von der Betriebsgröße abhängig ist. Das Team hat sich schnell angewöhnt, jede Form des Austauschs in eine Form der Dokumentation münden zu lassen. Manchmal ergibt sich z.B. aus einem Chat im Rahmen des im medikit dargestellten Fehlermanagements der Bedarf für eine neue Arbeitsanweisung. Diese wird dann mit wenigen Clicks aus dem eben Besprochenen generiert und ist innerhalb kürzester Zeit automatisch allen betroffenen Mitarbeitern bekannt. Generell wird es als besonders positiv wahrgenommen, dass vieles mittlerweile schriftlich nachvollziehbar gemacht wird und nichts mehr vergessen werden kann. Die Suchfunktion in medikit, die sämtliche Inhalte vom Handbuch über Kommentare bis zu Kalendereinträgen durchwühlt, erweist sich in diesem Zusammenhang als besonders hilfreich.
Effizientere Kommunikation
Die Kommunikationskultur hat entgegen der vereinzelten Bedenken angesichts der Teamgröße von der Nutzung von medikit überraschend stark profitiert. Im Praxisalltag nehmen relativ banale Kommunikationsinhalte wie die Abwicklung vonReparaturaufträgen im Verhältnis zu ihrer Bedeutung übermäßig viel Raum ein. Nachdem es gelungen war, vor allem die Themen, für die eine persönlichen Unterhaltung gar nichtbnotwendig ist, durch automatisierte Prozesse wie wiederholende Aufgaben und Checklisten ins medikit zu verlagern, blieb tatsächlich mehr Zeit für die wichtigen Unterhaltungen.
Ein weiterer positiver Aspekt ist die Möglichkeit, sich zeitversetzt mit Inhalten auseinander zu setzen. So werden beispielsweise Themen für die regelmäßigen Teamsitzungen im Vorfeld über das Ideen-Tool im medikit gesammelt. Die Kollegen kommen damit schon vorbereitet und eingestimmt in das Meeting. Die Produktivität dieser Sitzungen konnte damit nochmal spürbar gesteigert werden.
Entspannung und Sicherheit
Der vielleicht wichtigste Aspekt für Andreas Hager ist das wahrgenommene Gefühl von Sicherheit und prozessualer Kontrolle. Funktionen wie wiederholende Aufgaben, z.B. der halbjährlich fällige Filterwechsel für den Kompressor im Keller, werden einmalig eingespielt und der Inhaber kann sich darauf verlassen, dass er gnadenlos daran erinnert wird. Ein weiteres Thema, das den unternehmerischen Praxisinhaber umtrieb, war die Gefahr eines Ausfalls von Leistungsträgern. Der geregelte Betrieb war zur Gänze von den zentralen Kolleginnen abhängig, welche sehr detailliertes, aber größtenteils undokumentiertes Prozesswissen hatten. Bei einem Ausfall hätte niemand mehr einen Überblick. Durch die systematische Dokumentation der wichtigsten Abläufe konnte diese Abhängigkeit deutlich reduziert werden.
