Die Zahnarztpraxis Innodentum ist eine Einbehandlerpraxis in Bochum und wird seit 2019 von Zahnarzt M. Ferit Kiziler und der Praxismanagerin Juliane Hoffmann geführt. Insgesamt arbeitet dort ein siebenköpfiges Team für das Wohlbefinden der Patienten. Herr Kiziler und Frau Hoffmann lernten sich als Kollegen in einer anderen Praxis kennen und fassten später den Entschluss, gemeinsam eine eigene Zahnarztpraxis zu gründen.
Die bestmögliche Behandlung der Patienten und die Betreuung auf höchstem Niveau war von Anfang an das oberste Ziel der Praxis. Nach einiger Zeit stellte Frau Hoffmann jedoch fest, dass den hochmotivierten Kollegen und der modernen Ausstattung dabei etwas fehlte – ein Kommunikationstool, das die notwendige Struktur, Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Information sicherstellen kann. Auf den Rat einer externen Praxisberatung hin wurde Frau Hoffmann auf medikit aufmerksam.
Mit vielen Erwartungen klopfte Frau Hoffmann im Januar 2020 an die Tür von medikit und wurde in dessen Welt in Form einer Online Präsentation von Dr. Johannes Gebauer, Head of Sales von medikit, eingeführt. Schnell wurde klar, dass das Team von medikit weiß, wovon es spricht, da Dr. Gebauer selbst an vorderster Front in der Leitung der familiären Zahnklinik tätig ist. „Ich war bereits bei der Demonstration von Herrn Gebauer begeistert und hatte gefühlt zehn Aha-Erlebnisse. Mein Fazit nach der Präsentation war ganz klar: Das brauchen wir auch!“, so Juliane Hoffmann. Gesagt, getan. Schnell war der Entschluss gefasst, medikit unverbindlich zu testen. Die cloudbasierte Software sollte Frau Hoffmann ihrem Ziel näher bringen:
Wir wollen autonome Mitarbeiter heranziehen, die in der Lage sind, sich selber zu organisieren und zu verwalten.
So fiel also der Startschuss für die Testphase und Frau Hoffmann und ihr Team zeigten vom ersten Tag an großes Engagement.
Diese Motivation wurde zwischenzeitlich auf eine harte Probe gestellt, denn auch die Zahnarztpraxis war mit der Covid-19 Krise konfrontiert. Die Praxis erkannte jedoch schnell, dass sich aus diesem Hindernis auch Möglichkeiten ergeben können. Daher wurde der Onboarding-Prozess eisern und konsequent mit dem medikit-Team umgesetzt.
In dieser Krisenzeit haben sich für die Praxis naturgemäß kommunikative Herausforderungen gebildet. Täglich stand Frau Hoffmann in der Pflicht, ihrem Team schnell und transparent die unzähligen Updates aus der Dentalbranche in strukturierter Form zukommen zu lassen.
Früher hat man WhatsApp Chats genutzt oder E-Mails versendet, die die Kollegen dann auf ihren privaten Accounts daheim lesen mussten – so sollte das nicht sein. Jetzt verfasse ich die Informationen als News-Beitrag und lasse den Banner als gesonderten Hinweis auf der Einstiegsseite ausspielen. Jeder sieht es sofort und man erhält die Rückmeldung, wer es gelesen hat und wer nicht.
Die Transparenz, die sich Frau Hoffmann gewünscht hatte, war während dieser herausfordernden Phase enorm wichtig, da einige KollegInnen auch nicht mehr die gewohnte Arbeitszeit beibehalten konnten. „Gerade die Rezeptionistin, die sonst von früh bis spät in der Praxis ist und Checklisten erledigt, braucht aufgrund der verkürzten Arbeitszeit in der Kurzarbeit Unterstützung. Um sicherzugehen, dass diese Checklisten auch weiterhin abgearbeitet werden, haben wir den Empfängerkreis um andere Kolleginnen erweitert. Somit bleibt der Ablauf und die Effizienz gewährleistet, auch wenn diese Kolleginnen die Aufgaben sonst selten oder gar nicht machen.“
Für die motivierte Praxismanagerin war es stets wichtig, dass die Mitarbeiter Spaß an der Software haben. Sie sollen sich nicht kontrolliert und eingeengt fühlen, sondern in ihrer Eigenmotivation gestärkt werden. Dass medikit auf allen mobilen Endgeräten über die medikit App genutzt werden kann, sieht Frau Hofmann als großen Pluspunkt: „Unsere Auszubildende, die vielleicht bei einer Behandlung noch nicht so oft dabei war, kann sich zur Not im Bus die Arbeitsanweisung im Handbuch durchlesen und nochmal durchgehen wie zum Beispiel der Tray vorzubereiten ist.“
medikit wird nun vom gesamten Team aktiv genutzt und die Software ist für alle Mitarbeiter eine positive Unterstützung. „Ich arbeite mit dem geilsten Team der Welt. Es wurde super aufgenommen, egal ob von der Auszubildenden oder von unserer erfahrensten Assistentin, die seit über 20 Jahren im Beruf ist“, freut sich Frau Hoffmann über die Akzeptanz von medikit in ihrem Team. Sie wollte gleich in den ersten Jahren der Zahnarztpraxis ein Kommunikationstool einführen und nicht länger warten:
Für uns war es wichtig, die Basis auszustatten. Wenn das Unternehmen mal wächst, wird es zunehmend schwieriger irgendwann vielleicht 20 Mitarbeiter von einer Software zu überzeugen, weil an diesem Punkt Prozesse wahrscheinlich sehr eingefahren sind.
Frau Hoffmann blickt optimistisch in die Zukunft mit medikit. Besonders freut sie sich auf die Ausarbeitung des Handbuchs:
Unsere Auszubildende kann dann endlich Videos über die App machen und jenes einfach auf medikit hochladen. Ich als Praxismanagerin kann so immer nachverfolgen, wer welche Information zu unserem gemeinsamen Wissen beigetragen hat. Nie wieder ohne medikit! Mich überzeugt es so sehr, dass ich mich sogar privat nach einem solchen Tool sehne.
Hier findest du das vollständige Interview mit Juliane Hoffmann:
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
