Herausforderungen der modernen Zahnklinik
Die Zahnklinik Mühldorf am Inn vereint sämtliche Komponenten einer umfassenden Behandlung unter einem Dach. Der gesamte Behandlungsprozess von der Kostenplanung, über die Behandlung in den spezialisierten Fachabteilungen sowie dem eigenen Dentallabor bis hin zur Abrechnung werden ausnahmslos in den Räumen der Zahnklinik abgebildet. Die Aufnahme komplettiert das
Leistungsspektrum.
Neben der Optimierung der zentralen Behandlungsprozesse und den damit einhergehenden Herausforderungen steckte sich das Team der Zahnklinik Mühldorf am Inn in den vergangenen Jahren auch erfolgreich weitere Ziele. Zum einen wurde die Struktur mit dem Wachstum der Organisation – u.a. durch die Integration eines Meister- und Innungslabors und damit ein zweiter Standort sowie der Gründung eines MVZ weiterentwickelt. Ferner galt es, das zertifizierte Qualitätsmanagement-System auf die neue ISO Norm 9001:2015 zu adaptieren und die Datenschutzgrundverordnung in sämtlichen Abläufen nachhaltig umzusetzen. Besonderes Augenmerk lag stets auf der sorgfältigen Entwicklung des Teams und der Bindung der Mitarbeiter.
Implementierungs- & Testphase
Die Zahnklinik Mühldorf am Inn startete als einer der ersten zahnmedizinischen Betriebe Mitte Mai 2014 in die 30-tägige Testphase mit medikit. Die Einführung des neuen Tools wurde dabei ganz in der unternehmerisch mutigen wie erfolgreichen Tradition des innovativen Betriebes bewusst im Zuge der angeführten, tiefgreifender Veränderungen betrieben. Um die Abstimmung aller Prozessschritte unter einem Dach zu optimieren, nutzten die Mitarbeiter von Beginn an nahezu alle verfügbaren medikit-Tools.
Ein wichtiger Bestandteil der Optimierungen mit Hilfe von medikit war die vollständige Digitalisierung des QM-Handbuchs. Dieses lag zwar bereits in hoher Qualität als Dateien auf dem hauseigenen Server vor, in der täglichen Betriebsamkeit wurde es aber aufgrund der umständlichen Bedienung herkömmlicher IT-Systeme kaum genutzt und die Aktualisierung der Inhalte glich einer Sisyphusarbeit, die auch noch beim chancenlosen QM-Team geparkt war. Das dokumentierte Wissen und das damit verbundene Potential, die Qualität zu steigern, lag aus Ermangelung eines leistungsfähigen Mediums für diese Inhalte brach.
Mit medikit überwinden wir die für ein Unternehmen unserer Größe wirklich problematischen Grenzen der verbalen Kommunikation und schaffen als Team ein vitales Qualitätsmanagement. Als Inhaber freut es mich besonders, durch die moderne Kommunikationsmöglichkeiten im medikit auch im hektischen Alltag in engem Kontakt mit meinem Team stehen zu können.
Den Verantwortlichen war klar geworden, dass ein zentralisierter und relativ statischer QM-Prozess der Dynamik eines modernen medizinischen Betriebes nicht mehr gerecht werden kann. Mit medikit wurde daher im ersten Schritt ein Handbuch nach dem „Wikiprinzip“ implementiert und sämtliche QM-relevanten Prozesse durch das vielfältige Aufgabentool in medikit von der Theorie in eine digitale Praxis überführt.
Erfolge der neuen Kommunikationsplattform
Dynamisches Wissensmanagement
Hilfreiche Details im medikit wie die vollautomatische Revisionssicherheit sowie die Möglichkeit, den Empfängerkreis eines jeden Artikels genau zu definieren, eröffneten dem Team erstmalig das ganze Potential eines dynamischen Wissensmanagements. Dank der einfachen Bedienung und der vollautomatische Distribution der Information über Änderungen an alle Betroffenen in Verbindung mit dem Versionsvergleich per Mouse-Click und der automatischen Lesebestätigung konnte nun jede Verbesserung im Handumdrehen nachhaltig im Team verankert werden. Die Möglichkeit, auch einmal von zu Hause aus oder unterwegs mit den entsprechenden Apps auf Smartphones und Tablets an diesem Prozess teilzunehmen, trägt erheblich zum Erfolg des neuen Ansatzes bei.
medikit bietet eine einfach zu bedienende Handbuchstruktur mit genialer Suchfunktion, gewährleistet ein nachvollziehbares transparentes Kommunikationssystem für alle Mitarbeiter und hilft den Verwaltungsaufwand zur Einhaltung der Forderung der Norm wesentlich zu reduzieren.
Alle machen mit
Besonders positiv wurde der Effekt wahrgenommen, dass die Mitarbeiter diese neuen Möglichkeiten dankbar an- und somit sukzessive Verantwortung für die Inhalte übernommen haben. Die Verantwortung für das QM-System wurde somit auf viele Schultern verteilt und aus dem unpopulären QM wurde ein positiver Prozess, in dem jeder im Rahmen seiner Möglichkeiten einen Beitrag leistet. In Teamarbeit mit weit über 30 verschiedenen Autorinnen und Autoren konnte beispielsweise das Handbuch seit der Einführung von 400 auf mittlerweile knapp 2.000 Wissensartikel erweitert werden. Beeindruckende 50 Prozent dieses Wissensschatzes werden im Verlauf von 12 Monaten aktualisiert und somit regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht.
Digitales Prozessmanagement
Innerhalb kürzester Zeit konnten auf Basis dieses soliden Wissensmanagement auch eine Vielzahl an klaren und individuellen Kommunikationswegen etabliert und die Qualität von Prozessen nachhaltig gesteigert werden. Mit medikit wurden beispielsweise zahlreiche Abläufe mit Hilfe des Aufgaben-Tools digitalisiert, z.B. tägliche Checklisten, das Gerätemanagement, Hygiene-Listen, Abläufe in der Abrechnung, der Ausbildung oder dem Marketing und sogar ärztliche Konsile. Mit dem Reparatur-Tool konnten rasch die vormals unangemessen aufwendige Abwicklung von Reparaturen dank der integrierten Automatismen effizient gestaltet werden. Und auch neueste Entwicklungen im medikit Tool wie die automatische Überwachung der Temperatur in den Kühlschränken mit Hilfe der Schnittstelle zum cloud-basierten Temperatursensoranbieter Koolzone leisten zuverlässig ihren Beitrag: Kommt es einmal zu einer unerwünschten Temperaturerhöhung, z.B. weil die Kühlschranktür nicht richtig geschlossen wurde, reagiert der Sensor umgehend und sendet eine warnende Nachricht im medikit an eine definierte Empfängergruppe. Somit kann umgehend reagiert und kostspielige Konsequenzen vermieden werden.
Mitarbeiterbindung
Mit diesen Verbesserungen wurde nicht nur eine Steigerung der Behandlungsqualität erreicht. Auch die Arbeitsqualität für die Mitarbeiter wurde weiter verbessert. medikit-Werkzeuge wie beispielsweise der Kalender, in dem jährlich weit über 300 Termine intern oder mit Besuchern koordiniert werden oder das Ideen-Modul tragen ebenfalls durch die Erhöhung der Transparenz und die aktive Einbindung der Mitarbeiter zu dieser positiven Entwicklung bei. Das medikit der Zahnklinik fördert jährlich dutzende Ideen zu Themen wie Patientenservice, Kostenersparnis oder Umweltschutz zu Tage, von denen knapp 3⁄4 umgesetzt werden können. Auch das Team des Dental-
labors, welches an einem eigenen Standort arbeitet, kann dank medikit hervorragend in sämtliche Abläufe eingebunden werden und die Mitarbeiter sind voll integriert.
Die Zahnklinik Mühldorf hat sich vorrangig eine Optimierung der Arbeitsstrukturen inklusive Handbuch-Revolution, eine Stärkung der nachhaltigen Mitarbeiterbindung sowie eine Verbesserung der Reparations-Prozesse gewünscht.
