Vereinfachte Kommunikation & digitale Prozesse mit medikit

Herausforderungen der modernen Zahnklinik

Neben der Optimierung der zentralen Behandlungsprozesse und den damit einhergehenden Herausforderungen steckte sich das Team der Zahnklinik Mühldorf am Inn in den vergangenen Jahren auch erfolgreich weitere Ziele. Zum einen wurde die Struktur mit dem Wachstum der Organisation, durch die Integration eines Meister- und Innungslabors, und damit ein zweiter Standort sowie der Gründung eines MVZ weiterentwickelt. Ferner galt es, das zertifizierte Qualitätsmanagement-System auf die neue ISO Norm 9001:2015 zu adaptieren und die Datenschutzgrundverordnung in sämtlichen Abläufen nachhaltig umzusetzen. Besonderes Augenmerk lag stets auf der sorgfältigen Entwicklung des Teams und der Bindung der Mitarbeiter.

Implementierungs- & Testphase

Ein wichtiger Bestandteil der Optimierungen mit Hilfe von medikit war die vollständige Digitalisierung des QM-Handbuchs. Dieses lag zwar bereits in hoher Qualität als Dateien auf dem hauseigenen Server vor, im Betriebsalltag wurde es aber aufgrund der umständlichen Bedienung herkömmlicher IT-Systeme kaum genutzt. Die Aktualisierung der Inhalte glich einer Sisyphusarbeit, die auch noch beim chancenlosen QM-Team geparkt war. Das dokumentierte Wissen und das damit verbundene Potential, die Qualität zu steigern, lag aufgrund einer fehlenden Plattform für diese Inhalte brach.

Erfolge der neuen Kommunikationsplattform

Dynamisches Wissensmanagement

Hilfreiche Details in medikit, wie die vollautomatische Revisionssicherheit sowie die Möglichkeit, den Empfängerkreis eines jeden Artikels genau zu definieren, eröffneten dem Team erstmalig das ganze Potential eines dynamischen Wissensmanagements. Dank der einfachen Bedienung und der automatisierten Distribution der Information über Änderungen an alle Betroffenen in Verbindung mit dem Versionsvergleich per Mouse-Click und der automatischen Lesebestätigung konnte nun jede Verbesserung im Handumdrehen nachhaltig im Team verankert werden. Die Möglichkeit, auch einmal von zu Hause aus oder unterwegs mit den entsprechenden Apps auf Smartphones und Tablets an diesem Prozess teilzunehmen, trägt erheblich zum Erfolg des neuen Ansatzes bei.

Digitales Prozessmanagement

Innerhalb kürzester Zeit konnten auf Basis dieses soliden Wissensmanagement auch eine Vielzahl an klaren und individuellen Kommunikationswegen etabliert und die Qualität von Prozessen nachhaltig gesteigert werden. Mit medikit wurden beispielsweise zahlreiche Abläufe mit Hilfe des Aufgaben-Tools digitalisiert, z.B. tägliche Checklisten, das Gerätemanagement, Hygiene-Listen, Abläufe in der Abrechnung, der Ausbildung oder dem Marketing und sogar ärztliche Konsile. Mit dem Reparaturen-Tool konnten rasch die vormals unangemessen aufwendige Abwicklung von Reparaturen dank der integrierten Automatismen effizient gestaltet werden.

Mitarbeiterbindung

Mit diesen Verbesserungen wurde nicht nur eine Steigerung der Behandlungsqualität erreicht. Auch die Arbeitsqualität für die Mitarbeiter wurde weiter verbessert. medikit-Werkzeuge, wie beispielsweise der Kalender, in dem jährlich weit über 300 Termine intern oder mit Besuchern koordiniert werden oder das Ideen-Modul tragen ebenfalls durch die Erhöhung der Transparenz und die aktive Einbindung der Mitarbeiter zu dieser positiven Entwicklung bei. Das medikit der Zahnklinik fördert jährlich dutzende Ideen zu Themen wie Patientenservice, Kostenersparnis oder Umweltschutz, von denen knapp 3⁄4 umgesetzt werden können. Auch das Team des Dentallabors, welches an einem eigenen Standort arbeitet, kann dank medikit hervorragend in sämtliche Abläufe eingebunden werden und die Mitarbeiter sind voll integriert. Die Zahnklinik Mühldorf konnte eine Optimierung der Arbeitsstrukturen inklusive Handbuch-Revolution, eine Stärkung der nachhaltigen Mitarbeiterbindung sowie eine Verbesserung der Reparatur-Prozesse mit medikit erfolgreich umsetzen.