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Cloudbasiertes Arbeiten mit teemer und medikit – Ein Erfahrungsbericht der „Oralchirurgie am Viadukt“

Die Administration eines zahnmedizinischen Betriebs ist eine vielschichtige Angelegenheit, bei der von der Behandlung über die Abrechnung bis zum funktionierenden Qualitätsmanagement vieles bedacht werden muss. In der „Oralchirurgie am Viadukt“ in Leipzig entschied man sich von Anfang an für den cloudbasierten Weg mit medikit und teemer. Praxisinhaberin Dr. Mareike Kasper berichtet im Interview mit medikit.

Was waren spezielle Herausforderungen bevor teemer bzw. medikit im Einsatz war? Warum war es für Ihre Praxis so wichtig diese Anwendungen zu implementieren?

Im Zuge der Neugründung der „Oralchirurgie am Viadukt“ machten wir uns auf die Suche nach einer Praxisverwaltungssoftware. Unser erklärtes Ziel war, einen modernen Betrieb aufzubauen und wir wollten dabei auf papier-lastiges Arbeiten von Anfang an gänzlich verzichten. Von vergangenen beruflichen Stationen kannte ich bereits eine Reihe von Produkten, mit deren Handhabung ich jedoch wenig bis nicht zufrieden war. Deshalb definierten wir vorab eine Reihe von Kriterien, die die Software erfüllen musste. Ein besonderes Augenmerk legten wir auf die technologische Komponente: Was müssen wir selbst an Hardware anschaffen? Benötigen wir einen eigenen Server? Gibt es etwaige Einschränkungen in der Nutzung bei bestimmten Geräten? Erklärtes Ziel war für uns, so wenig kostspielige und aufwendige IT-Infrastruktur wie möglich selbst einrichten zu müssen.

Ein weiterer Fokus richtete sich wiederum auf das Lizenzmodell. Unser Hauptanliegen war hier, dass unsere Mitarbeiter*innen gleichzeitig und ortsunabhängig an Patientenakten arbeiten können, um das Erledigen verschiedener Arbeitsabläufe auch von zu Hause aus zu ermöglichen. Für viele Tätigkeiten ist die Anwesenheit im Betrieb ja nicht zwingend, beispielsweise die Besorgung von Akteneinträgen durch die Behandelnden oder das Abwickeln von Abrechnungen durch die Assistenzen. Eine große Anzahl von Systemen war besonders bei dieser Anforderung aus dem Rennen, da diese keine zeitgleiche Bearbeitung von Akten erlaubten. Deshalb fiel unsere Wahl auf teemer, diese Software erfüllte unsere Ansprüche.

Schon bald wurde uns jedoch bewusst, dass es für die Organisation einer Praxis nicht genügt, über ein System zu verfügen, das einem die Verwaltung patientenbezogener Daten erlaubt. Auch für jene Dinge, die neben dem eigentlichen Behandlungsvorgang administriert werden müssen – Qualitätsmanagement, Geräte, Bedienungsanleitungen, Anschaffungen aller Art, Handlungsanweisungen, Aufgaben und vieles mehr – benötigten wir ein Tool, das uns eine effiziente und zeitsparende Abwicklung dieser Herausforderungen ermöglicht. Denn unsere Zeitressourcen wollten wir vor allem in eines investieren: Unsere Patient*innen. Wir dachten hierbei an eine Art praxiseigenes Wikipedia. Nachdem wir auch in diese Richtung eine Reihe von Produkten getestet hatten, stand für uns fest, dass medikit dieser Anforderung am besten gerecht wird.

Auf unserer Suche nach den passenden Software-Produkten für unseren neu gegründeten Betrieb erfüllten medikit und teemer unsere Anforderungen am besten.

Dr. Mareike Kasper Praxisinhaberin „Oralchirurgie am Viadukt“

Welche Vorteile bringt cloudbasiertes Arbeiten?

Die Vorzüge cloudbasierter Tools sind in meinen Augen mannigfaltig. Das beginnt bei der IT-Infrastruktur, die ich nicht selbst anschaffen und vor Ort betreiben muss. Allein dadurch werden Kosten und Zeitaufwand reduziert. Doch nicht nur an dieser Stelle ist der Ansatz einer cloudbasierten Lösung günstiger. Besonders kleine Unternehmen profitieren von den Lizenzmodellen, die von medikit und teemer angeboten werden und die eine einfache Adaption an das Wachstum des Betriebs ermöglichen. So ist es nicht nötig, für neue Mitarbeiter*innen Lizenzen aufwendig und kostenintensiv nachzukaufen. Stattdessen genügt es, einen neuen Account anzulegen.

Des Weiteren bieten sowohl teemer als auch medikit ein Zahlungsmodell, das kleine Unternehmen finanziell nicht überstrapaziert: Bei medikit zahlt man für die Zahl der Nutzer*innen, bei teemer für die Anzahl der Standorte und Behandler*innen. Am Ende gibt es aber einen ganz entscheidenden Vorteil, der die beiden Systeme von Konkurrenz-Produkten am Markt unterscheidet und ausschlaggebend für unseren Entschluss für diese Lösungen war: Die Verfügbarkeit auf allen Endgeräten. Wenn Kommunikation im Zentrum stehen soll, muss diese auch immer und überall möglich sein. Unsere Mitarbeiter*innen sitzen ja nicht den ganzen Arbeitstag starr vor dem PC, sondern bewegen sich in der Praxis. Deshalb ist es wichtig, dass Informationen an Ort und Stelle über das mobile Gerät, bei uns sind dies iPads und iPods, aufgenommen und verarbeitet werden können. medikit und teemer gewährleisten dies.

Ausschlaggebend für unsere Entscheidung war letztlich ein signifikanter Vorteil, den diese beiden Produkte den Anwender*innen bieten: Die Verfügbarkeit auf allen Endgeräten.

Dr. Mareike Kasper Praxisinhaberin “Oralchirurgie am Viadukt”

Fällt die Einführung eines weiteren cloud- und browserbasiertes Tools leichter als beim ersten Mal? Warum?

Diese Frage kann ich weder eindeutig mit „Ja“ noch mit „Nein“ beantworten, da sich die Nutzung jedes Tools aufgrund der individuellen Eigenschaften letztendlich doch unterscheidet. Natürlich findet bei der erstmaligen Implementierung aller cloudbasierten Software-Lösungen ein ganz entscheidender Lernschritt statt: Nämlich jener, dass man über den Browser einsteigt und in diesem Sinne kein eigenes Programm gestartet werden muss. Das prägt sich bei den Nutzer*innen ein, sodass es diesbezüglich bei der Einführung weiterer Tools in der Regel zu keinerlei Unklarheiten mehr kommt.

Obwohl teemer und medikit in der Anwendung divergent sind, teilen sie doch eine wesentliche Eigenschaft cloudbasierter Lösungen, die den User*innen sehr entgegenkommt: Sie sind höchst intuitiv. Dies hat zur Folge, dass es nicht lange dauert, bis sich die Nutzer*innen – unabhängig ihres Alters, wie ich behaupten würde – zurechtgefunden haben und Anwendung und Navigation beherrschen. Oftmals erfolgt dieser Lernprozess schleichend. Nach wenigen Wochen kann das ganze Team perfekt mit dem neuen Tool umgehen.

teemer und medikit sind zwar in ihrer Anwendung unterschiedlich, teilen jedoch eine wesentliche Eigenschaft: Sie sind intuitiv.

Dr. Mareike Kasper Praxisinhaberin “Oralchirurgie am Viadukt”

Wie verliefen die Implementierungsphasen? Gab es spezielle Herausforderungen? Wenn ja, wie wurden diese überwunden? 

Ich denke, man muss hier zwischen der technischen und der funktionalen Implementierung unterscheiden. Die technische Komponente der Einführung fiel bei medikit quasi weg. Es ging ja nur darum, Accounts anzulegen und den Mitarbeiter*innen per Mail ihre Nutzerdaten zukommen zu lassen. Auf der funktionalen Seite galt es für uns als kleiner Betrieb mit elf Mitarbeiter*innen, den optimalen Weg der Nutzung zu finden. Es war ein Lernprozess, doch letztlich gelang es uns, das Tool perfekt an die Bedürfnisse unserer Praxis anzugleichen. Nun ist die Orientierung in unserem Handbuch spielend leicht und wir verfügen über jene Checklisten, die wir in unserem Arbeitsalltag benötigen.

Bei teemer war natürlich auch eine technische Implementierung nötig. Verständlich, da das Tool ja direkt mit vielen unserer Behandlungsapparaten verbunden ist. Zugleich ist auch das Anlegen von Accounts eine sensiblere Angelegenheit, wird doch mit den Daten der Patient*innen gearbeitet. Es dauerte ein wenig, bis die Anwendung des Tools routiniert erfolgte, denn die Patientenakten werden während der Behandlung bearbeitet. Nach wenigen Wochen beherrschten unsere Mitarbeiter*innen dieses Multitasking jedoch perfekt. Alltägliche Vorgänge wie das Schreiben eines Rezepts oder das Ausstellen einer Krankschreibung sind seitdem Routine.

Wie wird teemer gekoppelt mit medikit im Arbeitsalltag eingesetzt?

Grundsätzlich sind die Nutzungsfelder der beiden Softwares strikt voneinander getrennt. medikit ist unsere Lösung für die Praxisverwaltung, teemer nutzen wir zur Administration der Patientendaten. Das medikit Handbuch setzen wir jedoch gezielt dazu ein, um Mitarbeiter*innen all das wichtige Wissen zu teemer zur Verfügung zu stellen. Dort erfahren jene etwa, wie ein Kostenvoranschlag zu erstellen ist oder was unsere Dokumentationsrichtlinien sind. Diese kompakte und leicht zugängliche Bereitstellung von Wissen ist nicht nur dann hilfreich, wenn es zur Einschulung neuer Mitarbeiter*innen kommt, denn Fragen treten im Arbeitsalltag laufend auf. Und nicht immer ist jemand da, der einem die Antwort hierzu persönlich liefern kann. Mit medikit ist man sozusagen nie allein. In unserer Praxis gilt der Grundsatz, dass Fehler kein Tabu sind. Wann immer jedoch eine Lösung für ein Problem gefunden wird, halten wir dies in Form eines medikit Handbuchartikels fest, um dieser Herausforderung beim nächsten Mal gewachsen zu sein.

medikit ist unsere Lösung für die Praxisverwaltung, teemer nutzen wir zur Administration der Patientendaten.

Dr. Mareike Kasper Praxisinhaberin “Oralchirurgie am Viadukt”

Welche Rolle spielt Homeoffice in Ihrem Betrieb?

Die Möglichkeit, Homeoffice zu machen, ist zwar derzeit in unserem Betrieb noch nicht umgesetzt, jedoch unser erklärtes Ziel für das nächste Jahr. Momentan ist es zur Sicherung der Qualität in unserer Praxis noch unumgänglich, dass sowohl Assistenzen als auch Behandelnde täglich vor Ort sind. Dies soll zukünftig in einen Halbtagesrhythmus übergehen, bei dem alles, was die Dokumentation von Behandlungen betrifft, zeitlich flexibel und ortsunabhängig an den Nachmittagen erledigt werden kann.

Was würden Sie anders machen, wenn sie die Tools noch einmal implementieren müssten?

Ehrlichgesagt gar nichts. Sicherlich waren wir am Beginn ein wenig zu ambitioniert und haben dadurch Prozesse komplizierter gedacht, als sie sein müssten. Doch genau diese Fehler haben zu Lernprozessen geführt, die ich keinesfalls missen möchte. Der Wille, uns immer wieder zu hinterfragen und Verbesserungen an unseren Abläufen durchzuführen, ist unser stetiger Begleiter.

Finden Sie es besser, wenn Abläufe vom Tool strikt vorgegeben werden oder bevorzugen Sie Flexibilität?

Ich finde es gut, wenn digitale Tools Konzepte anbieten, wie Prozesse abgewickelt werden können. Voraussetzung ist für mich jedoch, dass es sich hierbei um praxistaugliche Verfahrensweisen handelt, im Idealfall also auch Expert*innen aus dem Feld an der Erarbeitung dieser beteiligt waren. Zugleich erwarte ich mir jedoch auch die Möglichkeit, von der vorgeschlagenen Blaupause abweichen und selbst gestalterisch tätig werden zu können. Viele Tools nehmen einem diesen Handlungsspielraum, der für mich aber ganz klar ein Kaufkriterium darstellt.

Fazit: Wie zufrieden sind Sie mit der Nutzung von teemer und medikit?

Mit teemer sind wir seit dem ersten Tag der Nutzung zufrieden. Das Tool entsprach nicht nur den Anforderungen unserer Praxis, wir wurden darüber hinaus von Beginn an intensiv, fast freundschaftlich von den Mitarbeiter*innen von teemer unterstützt und können bis heute an der Weiterentwicklung der Software mitarbeiten. Obwohl die Herstellerfirma seither stark gewachsen ist, fühlten wir uns nie wie eine Nummer. Der Kontakt ist nach wie vor persönlich und wertschätzend.

medikit hat in unserer Praxis wesentlich dazu beigetragen, dass ein Mehr an Ordnung Einkehr gehalten hat. Ich würde es als führende Plattform für Dokumentation und digitale Zusammenarbeit bezeichnen. Jene, die heute noch auf die Unterstützung von Tools dieser Art verzichten, müssen erheblich mehr Zeit in die Verwaltung ihres Betriebs verwenden und Einbußen im Bereich der Qualität hinnehmen, hiervon bin ich überzeugt.

Über die „Oralchirurgie am Viadukt“: Der Wohlfühlfaktor steht in der „Oralchirurgie am Viadukt“ in Leipzig neben der handwerklichen Präzision und Perfektion im Vordergrund. Praxisinhaberin Dr. Mareike Kasper und ihr vielseitig spezialisiertes Team kümmern sich einfühlsam und herzlich um das Wohl der Patient*innen. Spezialisiert auf die Implantologie und die Modellierung von Knochen bietet die „Oralchirurgie am Viadukt“ darüber hinaus Leistungen wie Zahnentfernungen, Parodontalchirurgie, Weichgewebschirurgie, die Entfernung von Zysten oder zahnerhaltende chirurgische Maßnahmen. Seit 2019 sind dort medikit und teemer im Einsatz.

Über teemer, ein Produkt der ARZ.dent GmbH: Eine Praxissoftware für digitales Teamwork, smart vernetzt, intuitiv und mobil in ihrer Anwendung: Das ist teemer. Entwickelt und vermarktet wird teemer von der ARZ.dent GmbH, Softwarehersteller für zahnärztliche Praxen mit Sitz in der traditionsreichen Hansestadt Hamburg und Teil der ARZ Haan Gruppe, einem der führenden Entwickler von Abrechnungsdienstleistungen im Gesundheitswesen. Mit innovativen Lösungen arbeitet die ARZ.dent GmbH laufend in Zusammenarbeit mit ihren Kund*innen am technologischen Fortschritt im Gesundheitssystem.

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