Silke Weber ist seit 20 Jahren Teil des Teams der Praxis für Oralchirurgie Mosbach, mit Schwerpunkt Implantologie. Als solche hat sie nicht nur miterlebt, wie die Praxis von einem Betrieb mit wenigen Mitarbeiter*innen zu einem stattlichen Unternehmen mit drei Standorten heranwuchs, sondern kennt in ihrer jetzigen Funktion als Praxismanagerin nur allzu gut die Herausforderungen, die die Dokumentation von Dienstzeiten, die Genehmigung von Urlaubsanträgen, das QM und die Kommunikation in einem wachsenden Team mit sich bringen. Mit der Kommunikationsplattform medikit und dem Personalplanungs-Tool pepito traf man die Entscheidung für zwei Softwares für Praxen, die den Zeitaufwand in all diesen Bereichen reduzieren und darüber hinaus über eine Schnittstelle miteinander verbunden sind.
pepito ist in Ihrem Betrieb schon seit vier Jahren im Einsatz, nun auch medikit. Wieso fiel die Entscheidung für diese beiden Lösungen?
Silke Weber: Vor 22 Jahren, als unsere Praxis gegründet wurde, waren wir ein beschaulicher Dentalbetrieb mit 2 Behandlern und 3 Assistentinnen. Mittlerweile besteht unser Unternehmen aus 3 Standorten und 50 Mitarbeiter*innen. Mündliche Kommunikation alleine erfüllt hier ihren Zweck nicht mehr, Dienstpläne und Urlaubsanträge auf Papier verursachen einen ungemeinen Zeit- und Organisationsaufwand. Um den Verwaltungsprozess effizienter zu gestalten, haben wir zunächst vor 4 Jahren pepito implementiert. Seither beantragen unsere Mitarbeiter*innen ihren Urlaub digital und ich als Praxismanagerin kann direkt im System die Genehmigung erteilen. Auch die Dienstpläne erstelle und übermittle ich über pepito. Für die Kommunikationsplattform medikit entschieden wir uns, um unsere Teams in den drei Standorten zu vernetzen und eine bessere Übersicht über die Arbeitsabläufe im Betrieb zu bewahren. Als Praxismanagerin sehe ich nun beispielweise, an welchen Aufgaben gerade gearbeitet wird und kann mir Klarheit verschaffen, falls es Verzögerungen gibt.
Wie wird die Integration von pepito und medikit im Arbeitsalltag eingesetzt?
Silke Weber: Ich erstelle den Dienstplan für die Folgewoche in pepito und gebe diesen anschließend für die Mitarbeiter*innen frei. Diese erhalten in weiterer Folge eine Benachrichtigung in medikit und können ihre Arbeitszeiten dann auch dort einsehen. Ähnlich verhält es sich mit den Urlaubsanträgen: Die Mitarbeiter*innen übermitteln uns diese in pepito und werden in medikit verständigt, sobald eine Bestätigung erfolgt ist. Besonders bei den Dienstplänen kommt es natürlich häufig auch kurzfristig zu Änderungen. Hier hilft uns medikit als Kommunikationsplattform, wo wir uns jederzeit und in Echtzeit über Änderungen austauschen können.
Unser Arbeitsalltag wird nicht länger durch ermüdenden E-Mail-Verkehr oder Telefonate unterbrochen. Das alles geht nun zielgerichteter und zeitsparender.
Mit der Schnittstelle dieser beiden Softwares für Praxen entsteht eine effiziente Vernetzung einer digitalen Kommunikationslösung mit einem administrativen System zur Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen sowie Dienstzeiten.
Für unsere Mitarbeiter*innen ergibt sich hieraus der große Vorteil, dass sie in medikit, also ihrer tagtäglichen digitalen Arbeitsumgebung, den Dienstplan, den ich in pepito erstellt habe, abrufen können.
Sie müssen also bloß eine Software nutzen und erhalten trotzdem die Informationen aus dem anderen System. Da die Nutzer*innen von pepito und medikit synchronisiert sind, entsteht auch für mich als Praxismanagerin kein Mehraufwand bei der Verteilung der Dienstpläne: In beiden Systemen kann ich dieselben Mitarbeiter*innen und Nutzergruppen auswählen. Inzwischen erstelle ich den Dienstplan für drei Standorte innerhalb von nur einer Stunde. Verglichen mit dem Arbeitsaufwand der Vergangenheit, spare ich mit pepito und medikit sogar jede Woche einen ganzen Arbeitstag. Das ist wirklich sensationell.
Verglichen mit dem Arbeitsaufwand der Vergangenheit, spare ich mit pepito und medikit sogar jede Woche einen ganzen Arbeitstag.
Abgesehen von der Schnittstelle kann medikit als Kommunikations-Tool hervorragend dafür eingesetzt werden, um Mitarbeiter*innen daran zu erinnern, ihre Daten in pepito regelmäßig zu kontrollieren. Will ich etwa sicherstellen, dass die Stundenkonten vor Monatsschluss auf ihre Richtigkeit überprüft werden, kann ich dies meinem Team in Form einer sich wiederholenden Aufgabe in medikit kommunizieren.
Würden Sie dieses Setup anderen Praxen empfehlen?
Silke Weber: Auf jeden Fall. Tendenziell werden Praxen ja immer größer und damit natürlich auch der Verwaltungs- und Kommunikationsaufwand. Doch auch kleineren Betrieben würde ich diese Produkte empfehlen, denn QM und die Dokumentation von Arbeitszeiten sind gesetzlich verpflichtend. Hier kann ich mit medikit und pepito den Arbeitsaufwand markant reduzieren und die Effizienz erhöhen. Außerdem ist digitale Kommunikation fester Bestandteil der Lebenswelt junger Arbeitnehmer*innen. Diese erwarten sich digitale Tools auch an ihrem Arbeitsplatz. All das spricht für den Einsatz dieser Softwares für Praxen.
Vernetze alle Mitarbeiter*innen in deinem Dentalbetrieb mit nur einer Software für Praxen!
Über pepito
Die Schwerpunkte von pepito by solvi liegen in der Beratung von Arzt- und Zahnarztpraxen in betriebswirtschaftlichen Themen sowie in der Bereitstellung branchenspezifischer Softwareprodukte. Ziel der solvi GmbH ist es, Arzt- und Zahnarztpraxen ihre Praxiszahlen nahe zu bringen, den Praxiserfolg zu steigern und das Personal optimal einzusetzen.
Über den Autor
Michael Santner
Berichte von verarmten Dichtern während seines Studiums bewogen ihn dazu, seiner Passion an einem festen Arbeitsplatz nachzugehen. Im Marketing von hotelkit kümmert er sich darum, die Ideen seiner Kolleg*innen in spannende Geschichten zu verpacken.
