Mareike – eine ansonsten sehr ausgeglichene, gesundheitsbewusste Frau, die ihren Arbeitstag stets mit einem fünfminütigen Sonnengruß beginnt – durchforstet das Internet nach Lösungen. Im nächsten Augenblick ist sie mit einer Unzahl von Angeboten konfrontiert. Den Großteil scheinen wenig innovative QM-Softwares auszumachen, nichts anderes als computergestützte Abbildungen des aktuellen Papierchaos in ihrer Handbuchmappe. Mareike stockt der Atem: Gibt es denn keine zeitgemäßen Lösungen? Die Apps auf meinem Smartphone verwenden doch auch nicht den Wissensstand von gestern. Wie komme ich bloß zur richtigen Entscheidung?
Analyse: Was will ich in meiner Praxis verändern?
Zunächst gilt es zu analysieren, was im eigenen Betrieb verbessert werden muss. Was hat Mareikes Blutdruck in solch bedenkliche Höhen ansteigen lassen?
Da ist die grassierende Papierseuche: Ein QM-Handbuch, nicht selten mehrere hundert Seiten dick, erschwert ihr und ihren Mitarbeiter*innen, die gewünschten Informationen schnell zu finden. Auch Checklisten werden noch ausgedruckt und müssen händisch abgehakt werden. Nicht selten gehen diese verloren oder verschwinden in Papierstapeln. Wissens-, Qualitäts- und Prozessmanagement? In Mareikes Praxis reines Wunschdenken.
Darüber hinaus ist dort zwischen verschiedenen Informationskanälen eine Art Bermuda-Dreieck entstanden, in dem Nachrichten nur im Glücksfall an der richtigen Stelle ankommen. Vor allem die praxisinterne Kommunikation verläuft oftmals intransparent, nicht selten wird etwas im E-Mail-Postfach oder auf WhatsApp übersehen. Die Kritzeleien auf den überall klebenden Post-its sehen zwar oft kunstvoll aus, bei ihrer Entzifferung hätte jedoch selbst der erfahrenste Archäologe seine Probleme. Behauptete nicht ein berühmter österreichischer Philosoph einmal, man könne nicht nicht kommunizieren? Daran zweifelt Mareike mittlerweile.
Bevor du dich für ein Software-Produkt entscheidest, solltest du dir darüber bewusst werden, was du in deiner Praxis ändern willst.
Was sind die Merkmale einer guten Software-Lösung?
Nun weiß Mareike schon einmal, was sie gerne ändern würde. Auf was muss sie nun Acht geben, um zur richtigen Entscheidung zu gelangen?
Am wichtigsten ist, dass das Produkt eine einfache und effiziente Lösung für die vorhandenen Probleme bietet. Kommunikation, Wissens-, Qualitäts- und Prozessmanagement – All das, was derzeit über unzählige Kanäle und zentnerschwere Ordner mit frustrierendem Ergebnis erfolgt, sollte mit Hilfe einer einzigen Software erledigt werden können.
Doch wer lässt sich solch maßgeschneiderte Lösungen einfallen? Es sind zumeist jene, die sich mit den gleichen Problemen rumschlagen: Leute aus der Medizinbranche selbst. Demnach sollte auch beachtet werden, wer an der Entwicklung eines Produkts beteiligt gewesen ist. Positive Erfahrungsberichte repräsentativer Kund*innen sind ein weiteres Indiz dafür, dass es sich um eine gute Lösung handelt.
Ein besonderes Augenmerk verdient auch der angemessene Support durch den Anbieter. Dieser muss gegeben sein, denn die Unterstützung durch Expert*innen ist für die erfolgreiche Implementierung von größter Bedeutung. Natürlich sollte das Produkt das Praxis-Team überzeugen. Dies kann sehr gut in einer Testphase festgestellt werden, welche im Idealfall kostenlos ist.
Was gilt es noch zu beachten? Die Verarbeitung vertraulicher Daten muss gemäß der Gesetzeslage erfolgen. Darüber hinaus sollte die Software nicht nur über PC und Laptop, sondern über jedes Endgerät abrufbar sein. Nur dann ist gesichert, dass alle Mitarbeiter*innen ortsunabhängig erreicht werden können. Verfügt man über mehrere Standorte, sollte die Software eine Vernetzung dieser ermöglichen. So kann eine komfortable Vereinheitlichung von Prozessen im ganzen Verbund stattfinden.
Gute Rezensionen, intuitive Nutzung, Support durch den Anbieter, Datenschutzkonformität, Abrufbarkeit über verschiedene Endgeräte – All das sind Indizien dafür, dass es sich um eine gute Software-Lösung handelt. Letztendlich muss jedoch dein Team von dem Produkt überzeugt sein.
Was ist für den Test einer neuen Software zu beachten?
Zunächst gilt es festzustellen, welches Produkt einen am meisten überzeugt hat, denn zum Ausprobieren unzähliger Software-Lösungen fehlt oft nicht nur die Zeit, auch die Mitarbeiter*innen werden irgendwann die Geduld und Motivation verlieren. Stichwort Zeit: Auch der Zeitpunkt muss mit Bedacht gewählt werden. Wenn nicht genügend Kapazitäten für eine gründliche Testphase vorhanden sind, hat eine solche wenig Sinn.
Hat man einen Entschluss gefasst und den idealen Zeitraum gefunden, gilt es, ein Team zu bestimmen, welches die Testphase übernimmt. In diesem wiederum sollte es Verantwortliche geben, die sich um die Beantwortung von Fragen kümmern und einen genaueren Einblick in die Anwendungen der Software haben. Hat man diese ersten Schritte getan, kann man die Software im Arbeitsalltag auf die Probe stellen. Nun heißt es testen, testen und noch mehr testen.
Eine optimale Testphase ist dann garantiert, wenn das richtige Produkt gewählt und der ideale Zeitraum sowie ein Test-Team festgelegt wurden.
Von der Testphase zur Entscheidung
Es ist soweit: Mareike und ihr Team haben sich für die digitale Kollaborations-Plattform medikit entschieden, ein vielseitiges Tool, welches einem die Abwicklung aller Prozesse, ein umfassendes Wissens- und Qualitätsmanagement sowie unternehmensinterne Kommunikation auf digitalem Weg ermöglicht. Vom ersten Tag an ist das Test-Team von der intuitiven Nutzung der digitalen Tools beeindruckt.
Als besonders hilfreich erweist sich der kontinuierliche Support durch einen Customer-Success-Manager von medikit, welcher Mareike und ihren Mitarbeiter*innen all ihre Fragen geduldig und nachvollziehbar beantwortet. In Online-Terminen wird die Anwendung einzelner Funktionen transparent über Screen-Sharing demonstriert. Zudem erhält Mareike über Reportings von ihrem Customer-Success-Manager laufend Feedback darüber, wo die Nutzung der Software bereits optimal verläuft und wo noch Verbesserungsbedarf besteht.
Die 30-tägige Testphase vergeht wie im Flug. Ehe sich Mareike versieht, ist der Moment der Entscheidung da. Wenig überraschend ist medikit für sie und ihre Kolleg*innen nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Die intensive Nutzung während der Testphase hat sich bezahlt gemacht.
Die Features von medikit sind intuitiv und laden zum Ausprobieren ein. Die Customer-Success-Manager*innen stehen den Kund*innen beratend zur Seite und demonstrieren die Nutzung von Funktionen nachvollziehbar via Screen-Sharing. Reportings geben Aufschluss darüber, welche Funktionen bereits optimal genutzt werden und wo noch Aufholbedarf besteht.
Ist die gewünschte Veränderung eingetreten?
Mit einem tiefen Atemzug richtet sich Mareike aus dem Lotussitz auf und faltet die Hände vor dem Brustkorb: Namaste. Der morgendliche Yoga-Flow ist beendet, der Workflow kann beginnen. Zufrieden blickt Mareike in ihre Praxis, die papierlastige Arbeit hat ein Ende gefunden. In der medikit-App verschafft sie sich ein Bild von den Vorgängen in ihrem Betrieb. Schmunzelnd stellt sie durch die Häkchen auf der Checkliste “Vorbereitung Behandlungszimmer 2” fest, dass diese Aufgabe von Norman bereits erledigt wurde. Auch die kaputte Tastatur in Behandlungszimmer 4 wurde ersetzt, der PC ist wieder einsatzbereit. Katja, die Empfangsdame, hat in “Moments” ein Bild vom türkisblauen Meer gepostet: Daumen hoch, Katja. Es sei dir vergönnt. Die Auszubildende Betty fragt in einer Nachricht, wie die Flächendesinfektion vonstattengehen muss. Reflexartig greift Mareike ins Regal, im Begriff, den schweren Handbuch-Ordner herauszuholen, doch sie greift ins Leere. Ihr Missgeschick zaubert ihr ein breites Lächeln ins Gesicht. Kurz darauf übermittelt sie Betty den digitalen Handbuchartikel mit Checkliste in einer Aufgabe.
Ja, die Digitalisierung der Prozesse mit medikit hat sich in Mareikes Betrieb mehr als bezahlt gemacht. Möglicherweise kommst jetzt auch du ins Grübeln. Mach dich schlau über die perfekte Lösung für deine Praxis und revolutioniere auch du deinen Arbeitsalltag für dich und dein Team!
Interessiert an medikit?
Über den Autor
Michael Santner
Berichte von verarmten Dichtern während seines Studiums bewogen ihn dazu, seiner Passion an einem festen Arbeitsplatz nachzugehen. Im Marketing von hotelkit kümmert er sich darum, die Ideen seiner Kolleg*innen in spannende Geschichten zu verpacken.
