Mit seinem Apothekenverbund, bestehend aus vier Apotheken in Aalen, Baden-Württemberg, zählt Boris Haluszczynski als Geschäftsführer und Apothekenleiter seit Dezember 2020 zu den begeisterten medikit Anwendern aus dem pharmazeutischen Bereich. Begonnen hat seine Geschichte mit der Übernahme seiner ersten Apotheke, der Limes-Apotheke, im Jahr 2002. Mit der Eröffnung seiner ersten Filialapotheke im Jahr 2004 entstanden dann auch schnell die ersten Herausforderungen.
Es gab zu diesem Zeitpunkt keine Lösung für die Vernetzung von Apotheken, sowohl von der Warenwirtschaft her als auch die Verknüpfung von gemeinsamen Kalendern, Dokumenten und so weiter. Das einzige was es gab, war Outlook, was nicht sehr berauschend für mich war.
Im Jahr 2017 wurde der Apothekenverbund umstrukturiert und um die Apotheke am ZOB ergänzt und einhergehend die damalige Filiale geschlossen. Zusätzlich ergab sich 2018 die Möglichkeit, eine dritte Filialapotheke zu eröffnen und der Verbund erweiterte sich um die Härtsfeldapotheke. In der Zwischenzeit ist auch noch eine vierte Apotheke hinzugekommen. Einhergehend mit der Verantwortung für vier Standorte wurde Herrn Haluszczynski auch schnell bewusst, dass es beim Management von mehreren Standorten bestimmter Strukturen bedarf. Auch stand für den innovativen Geschäftsführer schnell fest, dass papierlos gearbeitet werden muss und Prozesse, sowie Standards bestmöglich digitalisiert werden sollen.
Es wurde akribisch an einem papierlosen QM-System gefeilt und verschiedene Handbücher für die unterschiedlichen Apotheken erstellt. Was Herrn Haluszczynski an diesem Punkt aber noch gefehlt hat, war die Vernetzung der Standorte, und die einhergehende gezielte und verlässliche Verbreitung der Informationen, sowie Transparenz über sämtliche Prozesse in den vier Apotheken. Zufällig wurde er auf medikit aufmerksam und bereut seinen Entschluss nicht, sich medikit näher angeschaut zu haben:
Die drei Apotheken sind an drei Standorten die zwischen 5 und 20 km auseinander liegen und ich kann nicht immer überall gleichzeitig sein. Mit medikit kann man die Informationen der Standorte bündeln, dokumentieren und unterm Strich auswerten.
Begonnen hat die Einführung von medikit mit einer intensiven Testphase, vorerst nur mit einem kleinen Expertenteam, den medikit Champions. Herr Haluszczynski und drei weitere Personen haben medikit auf die Probe gestellt bevor auch die restlichen Mitarbeiter involviert wurden: “Wenn wir eine Software testen, testen wir sehr exzessiv und spielen auch gern selber rum. Und dann haben wir eigentlich schnell festgestellt, dass medikit genau das ist, was wir suchen.” Gerade in der Anfangsphase war Herr Haluszczynski auch dankbar für den tadellosen Kontakt zum medikit-Support. “Was natürlich Klasse war, dass wir mit dem Herrn Salzlechner als medikit Support Mitarbeiter einen kompetenten Ansprechpartner gehabt haben, wenn wir wirklich Hilfe gebraucht haben. Aber so oft kam das glaub ich gar nicht vor. Wir konnten Vieles auch selber lösen.” Um die restliche Belegschaft auch mit an Bord zu holen, wurde mit einigen wenigen, aber komplexen Checklisten begonnen, sowie eine verantwortliche MitarbeiterIn pro Standort für medikit auserkoren.
Gerne arbeitet Herr Haluszczynski mit dem medikit Handbuch und das hat auch bestimmte Gründe: Im Vergleich zu anderen Anbietern gefällt ihm hier die Einbindung von Videomaterial, sodass Zoom-Konferenzen direkt aufgezeichnet und in medikit hinterlegt werden können und für alle abrufbar sind. Zusätzlich beeindruckt ihn die Möglichkeit, Veränderungen bei bestimmten Inhalten im Handbuch nachvollziehen zu können. Ein weiterer Punkt ist die einfache Handhabung und geringe Komplexität, sowie das leichte Erstellen der Inhalte.
Das medikit Handbuch ist ein papierloses QM-System, in welches unsere bisherigen Dokumente völlig problemlos integriert werden konnten. Zusätzlich habe ich die Versionskontrolle und bin auf dem aktuellen Stand und es nimmt mir sehr, sehr viel Arbeit ab. Gerade auch für mich im Bezug auf die internen Audits, da ich in den Apotheken auch eine Management Review durchführen muss, ist es sehr wichtig zu sehen, was sich zur Vorgängerversion geändert hat.
Der zielgerichtete Austausch in Gruppen vereinfacht die Weitergabe von Information zusätzlich. “Nachrichten, wie zum Beispiel auch Mitteilungen des Landesapothekerverbands, kann ich standortbezogen oder nach Arbeitsgebiet versenden. Zum Beispiel nur an die Teamleiter, oder die Approbierten von einer der vier Apotheken oder eben auch standortübergreifend an alle PKA’s.”
Mit medikit fördert Herr Haluszczynski auch das Innovationspotenzial seiner Mitarbeiter. Er nutzt hierfür intensiv das Ideen Tool und involviert damit Kollegen wenn es um unternehmerische Entscheidungen geht. “Wenn wir zum Beispiel eine neue Kosmetikmarke einführen möchten, frage ich die Mitarbeiter mit einer Umfrage, was sie davon halten, ohne den Leuten hinterherrennen zu müssen.” Dank der unkomplizierten Handhabung von medikit erhält Herr Haluszczynski nun schnell und effektiv Feedback. Zusammenfassend empfindet Herr Haluszczynski die Transparenz und die mögliche Standardisierung von bestimmten Prozessen an mehreren Standorten sehr hilfreich und sieht in der Software eine enorme Unterstützung für sein Apothekennetzwerk:
medikit ist für mich das ideale Gesamtpaket, um alle Informationen, Ideen und Aufgaben nicht nur in einer Apotheke sondern vor allem in einem Filialverbund zu bündeln und dabei nicht den Überblick zu verlieren. Das bedeutet für mich auch eine spürbare Zeitersparnis durch medikit.
