Was war für Sie als Praxismanagerin vor der Einführung von medikit die größte Herausforderung in einer Tierklinik mit 24 Stunden Betrieb?
Während uns das Praxismanagementsystem schon immer gute Dienste bei allen fachlich-medizinischen Themen rund um die Patient*innen erwies, verfügten wir über kein passendes Tool für die teaminterne Kommunikation. Dafür setzten wir eine Reihe wenig effizienter Werkzeuge ein: Von der klassischen Mail über die Gratis-App bis hin zum dafür ungeeigneten Praxismanagementsystem. Was war das Resultat? Wir kommunizierten nicht zielgerichtet: Informationen, die nur eine bestimmte Abteilung oder einzelne Mitarbeiter*innen betrafen, gingen an die ganze Belegschaft, denn das Handy war am schnellsten bei der Hand und damit auch die Firmengruppe in der Gratis-App. Dies wiederum führte dazu, dass Mitarbeiter*innen in ihrer Arbeitskonzentration durch Nachrichten gestört wurden, die sie gar nicht betrafen. Fast noch gravierender war jedoch der Umstand, dass es nahezu unmöglich schien, alle am selben Wissensstand zu halten, da über so viele Medien kommuniziert wurde. So fehlte uns auch eine zentrale Wissensplattform, die die Einschulung neuer Mitarbeiter*innen bedeutend leichter und zeitsparender gemacht hätte. Und neue Kolleg*innen stoßen bei uns laufend dazu.
Wie verlief die Einführung von medikit in Ihrem Betrieb?
Wir pflegen ein sehr strukturiertes Vorgehen bei neuen Projekten. In einem ersten Schritt überzeugten sich die Team-Leader im Rahmen einer Schulung von den verschiedenen Funktionen von medikit. Nachdem dieser erste Test in kleiner Runde zufriedenstellend verlief, erweiterten wir die Testgruppe mit einigen unserer Mitarbeiter*innen: Durch die Beteiligung von Tierärzt*innen, Kolleg*innen aus dem Stall, Angestellten aus dem Labor und vielen mehr war nun das gesamte Spektrum an Tätigkeiten in unserem Betrieb abgebildet. Wir erarbeiteten im Rahmen eines Workshops die Bereiche, in denen wir medikit einsetzen wollten. Abschließend präsentierten wir die Plattform dem restlichen Team und alle waren dazu angehalten, sich mit medikit bis zum Datum der Implementierung, vertraut zu machen.
Die Nutzungszahlen zeigen, dass das Nachrichten Tool bei Ihnen rege im Einsatz ist. Wie wird dieses in der Praxis genutzt?
Bei uns ist recht klar geregelt, wann zum Beispiel Nachrichten an das nächstfolgende Team in medikit übermittelt werden, welche Informationen diese beinhalten müssen und wer diese lesen soll. Diese Möglichkeit, zu definieren, wer eine Nachricht erhält, war ein wesentlicher Grund, weshalb wir medikit anderen Produkten vorgezogen haben. Nicht länger sollten Mitarbeiter*innen in ihrem Feierabend oder gar ihrem Urlaub durch berufliche Angelegenheiten gestört werden. Es muss eine Grenze zwischen Beruflichem und Privatem geben, mit medikit können wir eine klare Linie ziehen.
In Ihrem medikit Handbuch wurden in den letzten 4 Monaten über 600 Wissensartikel erstellt. Das ist spitze! Was ist der große Vorteil des medikit Handbuchs?
Die Grundstruktur für unser medikit-Handbuch besteht bereits seit vielen Jahren. Jede Abteilung hatte ihren eigenen Ordner im Laufwerk, wo wichtige Arbeitsanweisungen, Formulare und alles, was sonst noch im Arbeitsalltag benötigt wird, zu finden waren. Wir hatten also bereits die essentiellen Inhalte, nicht aber die Flexibilität, diese immer und überall bei der Hand zu haben. medikit gibt uns diese Freiheit, da die Plattform nicht nur am PC, sondern auch in App-Form auf dem Smartphone zur Verfügung steht. Mit der praktischen Suchfunktion erspare ich mir darüber hinaus viele Umwege, um zu der gewünschten Information zu gelangen.
Sie sind ja auch im Vorstand des “Bundesverbands Tiermedizinisches Praxismanagement” und werden dort auch bald mit medikit arbeiten. Wie wird das in der Praxis aussehen?
Hier wollen wir medikit vor allem dazu nutzen, um klarer und nachhaltiger miteinander zu kommunizieren. Bisher geschah dies in einer Gratis-App, jedoch wurde dies dann mit 50 Mitgliedern irgendwann unübersichtlich. In medikit können wir nicht nur als ganzer Verband miteinander kommunizieren, sondern uns auch in den verschiedenen Fachrichtungen in Untergruppen austauschen, uns hilfreiche Dokumente zur Verfügung stellen und Ideen diskutieren. So entsteht eine nachhaltige Wissenssammlung, von der auch neue Mitglieder von Anfang an profitieren können.
Persönlich schätze ich natürlich, alle wichtigen Informationen, sowohl jene aus der Tierklinik als auch die aus dem “Bundesverband Tiermedizinisches Praxismanagement”, in meinem medikit zu finden.
Würden Sie medikit anderen Tierkliniken empfehlen?
medikit löst zwei große Herausforderungen veterinärmedizinischer Betriebe, bei denen herkömmliche Praxismanagementsysteme nicht weiterhelfen: Einerseits die Kommunikation, andererseits das Wissensmanagement mit dem übersichtlichen digitalen Handbuch. Außerdem verlief das Onboarding effizient und schnell, ein guter Helpdesk steht immer zur Verfügung, was keinesfalls selbstverständlich ist. Aus diesem Grund empfehle ich medikit weiter.
Wie würden Sie medikit in 3 Wörtern beschreiben?
modern – praktisch – einfach
