Lieber Alexander, danke, dass du dir die Zeit genommen hast, mit uns über euren Alltag in der Praxis und die Rolle von medikit darin zu sprechen.
Was war die größte Herausforderung im Arbeitsalltag vor der Einführung von medikit?
Bevor medikit in der Praxis zum Einsatz kam, verwendeten wir viele verschiedene Kanäle, etwa whatsapp oder evernote. Die Kommunikation war dadurch sehr wirr und alles andere als übersichtlich. medikit hat dies alles vereinfacht. Denn jetzt kommuniziert das ganze Team nur mehr über eine digitale Plattform und alle Infos sind somit zentral gesammelt und schnell wiederauffindbar.
Warum hat sich die Praxis Becker Dental für die Einführung von medikit entschieden? Was war das Ziel dahinter?
Wir waren auf der Suche nach einem vielseitigen digitalen Tool, das den Anforderungen des Alltags in einer Zahnarztpraxis entsprach. medikit wurde uns ans Herz gelegt und so entschieden wir uns zur Testphase. Die Begeisterung war von Anfang an da. Besonders der Chef selbst, Herr Dr. Becker, war ein medikit-Fan der ersten Stunde.
Bei Becker Dental setzen wir viel Wert auf eine gute Atmosphäre im Team. Die digitale Kommunikation durch medikit hilft uns, dass alle Mitarbeiter stets top informiert sind und dadurch viel entspannter arbeiten können. Einfach genial!
Wie verlief die Einführungsphase des neuen Tools? War das ganze Team von Beginn an überzeugt?
Natürlich standen manche unserer 21 Mitarbeiter medikit am Anfang skeptisch gegenüber. Dieses Problem hat sich spätestens erübrigt, nachdem alle eine Schulung für die Software erhalten haben. Nun nutzt das ganze Team medikit nicht nur routiniert, sondern auch mit Begeisterung. Dadurch ist bereits nach drei Monaten ein breiter Fundus an Handbuchartikeln entstanden – 597 waren es bereits damals, mittlerweile sind wir bei über 700. So gut wie jeder Prozess in unserer Praxis ist in medikit abgebildet, beispielsweise alle Abläufe, die den Hygienebereich betreffen wie die wöchentliche Reinigung der Behandlungszimmer oder die Prüfung des Sterilisationsraums. Aber auch alltägliche Prozesse wie die Müllentsorgung oder die Wäschereinigung überlassen wir nicht dem Zufall und sind in medikit standardisiert.
Großer Beliebtheit erfreut sich auch das Ideen-Tool. Bei uns erfolgt die Äußerung einer Idee zunächst anonym, indem ein Mitarbeiter seinen Einfall in einen Briefkasten einwirft. Ich übertrage die Ideen anschließend in medikit, wo diese in weiterer Folge diskutiert werden können. Dies führt zu laufender Innovation in unserem Unternehmen und jeder kann etwas dazu beitragen.
Warum oder wie konnte durch medikit der Praxisalltag leichter und einfacher gestaltet werden?
medikit hat im Unternehmen zu einer großen Entlastung der Mitarbeiter geführt. Wie bereits zuvor erwähnt, werden bei uns so gut wie alle Prozesse mittlerweile über Aufgaben in medikit geregelt. Die abendliche Reinigung der Behandlungszimmer wurde bis vor Kurzem beispielsweise noch schriftlich dokumentiert. Das war ein viel größerer Zeitaufwand und die Reinigung war zudem nicht zu 100% nachvollziehbar.
Mit medikit funktioniert dies nun alles digital in Form einer Aufgabe mit Checkliste. Somit kann man auch alles im Nachhinein noch schnell und transparent nachverfolgen.
Die digitale Plattform hat uns auch wesentlich dabei geholfen, das Team während der Pandemie zusammenzuhalten. Die Mitarbeiter wurden zur Reduktion der Begegnungen verschiedenen Schichten zugeteilt, Früh- und Spätschicht. Das haben wir bis heute beibehalten, was natürlich schade ist, da es dadurch nie zu einem physischen Zusammentreffen des gesamten Teams kommt. Aber medikit war uns hier eine wichtige Hilfestellung, um den Zusammenhalt der Mannschaft aufrechtzuerhalten und zu stärken.
Welche Vorteile bringt das in medikit integrierte OPTI Handbuch mit sich?
Unser eigenes QM-Handbuch haben wir ja mit der Implementierung von medikit digitalisiert. Zusätzlich ließen wir das OPTI-Handbuch in die digitale Plattform integrieren, was reibungslos vonstatten ging. Dieses bietet eine Vielzahl an Handbuchartikeln zur Verbesserung des eigenen Qualitätsmanagements und ist eine verlässliche Stütze, die uns die Möglichkeit bietet, zu kontrollieren, ob es noch Mängel gibt bzw. Aktualisierungen vorgenommen werden müssen. Das war etwa jetzt in der Corona-Krise sehr praktisch, da uns im OPTI-Handbuch aktuelle Formulare zur Verfügung gestellt wurden, die wir in weiterer Folge in unser QM-Handbuch übernehmen konnten. Ein perfekter Partner in Zeiten des stetigen Wandels also.
Ihr verwendet ja auch NFC Tags bei Becker Dental. Wie genau werden diese im Praxisalltag eingesetzt?
Die NFC Tags nutzen wir vor allem für jene Geräte, deren Handhabung etwas komplexer ist, eine Bedienungsanleitung also praktisch ist. Ein Beispiel wäre unsere Tür, die automatisch schließt und öffnet. An Werktagen ist dies kein Problem, da der Öffnungs- und Schließmechanismus an eine integrierte Uhr geknüpft ist. Dies funktioniert an Samstagen jedoch nicht. Deshalb haben wir einen NFC-Tag am Sicherungskasten angebracht, der den Mitarbeitern eine detaillierte Anleitung mit Video zur richtigen Einstellung der Tür liefert.
Was ist Ihr persönliches Lieblingstool?
Auf jeden Fall das Aufgaben-Tool. Weiters bin ich auch von den Ereignissen sehr begeistert. Dieses Werkzeug ist natürlich für mich als Qualitätsmanager besonders interessant, da ich dadurch immer nachvollziehen kann, wo Fehler passieren, ergo wo Verbesserungen nötig sind. Sollte es also triftigen Grund für Änderungen geben, kann ich diese weiterfolgend in Form einer Aufgabe einleiten. Halbjährlich präsentiere ich die Dokumentation aller Ereignisse meinem Vorgesetzten. Dadurch wird transparent ersichtlich, wo wir uns noch verbessern können.
Eure Praxis ist für ein lockeres und lustiges Miteinander bekannt. Wie gelingt es euch am besten, das Team zu motivieren?
Wir legen wirklich großen Wert darauf, dass sich unsere Mitarbeiter wohl fühlen. Der Zusammenhalt im Team hat bei uns oberste Priorität. Deshalb ist für uns eines der Hauptkriterien bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters, dass es sich um jemanden handelt, mit dem man auch lachen kann. In der Einarbeitungsphase selbst wiederum spielt medikit eine wichtige Rolle. Für alle Bereiche gibt es digitale Checklisten, an denen sich die neuen Kollegen orientieren können. Beispielsweise gibt es eine digitale Einweisung für den Sterilisationsraum oder die Rezeption. Die Abarbeitung erfolgt gemeinsam mit einem älteren Teammitglied. So ist immer klar, was wo zu beachten ist.
Wie würden Sie medikit in 3 Worten beschreiben: Einfach, nachhaltig und qualitätsbewusst.
