Das Qualitätsmanagement in der Zahnklinik Bochum/ÜBAG ist bereits seit 2005 nach ISO 9001 zertifiziert. Mit zunehmendem Wachstum des Unternehmens wurde jedoch immer deutlicher, dass das im Einsatz befindliche QM-Programm den Anforderungen nicht mehr gerecht werden konnte. Man machte sich also auf die Suche nach einer zukunftstauglichen Lösung und fand mit medikit eine Software, die nicht nur das bloße Qualitätsmanagement erleichtert, sondern auch die Umsetzung von Prozessen im Arbeitsalltag ermöglicht. Wir trafen uns mit Qualitätsmanagerin Sabine Sieverding zum Gespräch.
Gesucht: Software zur Prozessoptimierung und Teamvernetzung in wachsender Zahnklinik
Warum haben Sie sich für medikit entschieden? Was war das Ziel?
Angesichts der Entwicklung unseres Unternehmens wurde uns zunehmend klar, dass wir ein QM-Programm benötigten, das uns mehr bietet. Während sich unsere Klinik auf zwei Standorte erweiterte und inzwischen mehr als 90 Mitarbeiter*innen zählt, blieb dieses QM-Programm in seiner Struktur starr und konnte besonders den neuen Herausforderungen im Bereich der Kommunikation nicht mehr gerecht werden. Wir brauchten also eine Software, die uns neben dem Qualitätsmanagement auch den internen Austausch zwischen den unterschiedlichen Teamstrukturen in der Zahnklinik Bochum/ÜBAG ermöglichte und sich darüber hinaus an das Wachstum des Unternehmens anpassen würde. Auf unserer Suche stießen wir auf medikit. Für uns war bereits nach den ersten Gesprächen mit dem medikit-Team klar: Das war die Software, die wir suchten. Dieser positive Eindruck bestätigte sich nach der 30-tägigen Testphase im Dezember 2021, weshalb wir die Kommunikationsplattform mit Beginn 2022 implementierten und damit das alte QM-Programm ersetzten.
Begeisterte Auditor*innen, erfolgreich rezertifiziertes QMS nach ISO 9001:2015
Euer QMS wurde ja dieses Jahr vom TÜV nach ISO 9001:2015 rezertifiziert. Wie verlief die Prüfung?
Die Rezertifizierung gelang, und das mit Bravour. Uns war dabei wichtig, dass die Auditor*innen nachvollziehen konnten, weshalb wir uns für medikit entschieden haben und worum es sich dabei überhaupt handelt. Zentraler Beweggrund für den Wechsel zu medikit waren ja unsere Mitarbeiter*innen und das Potenzial zur Weiterentwicklung. Unser Team fand sich im alten Programm, das nicht einmal über eine Suchfunktion verfügte, nicht mehr zurecht. Wir beschrieben also den Auditorinnen, wie medikit das QM-Team, die Klinikleitung und anschließend das ganze Team der Zahnklinik Bochum/ÜBAG begeistern konnte. Anschließend zeigten wir auf, wie uns das medikit Support-Team mit Webinaren fit für die Nutzung der Software machte. Die Aufzeichnungen dieser Schulungen nutzen wir noch jetzt, um neue Mitarbeiter*innen mit medikit vertraut zu machen. Überhaupt wollen wir das in medikit verfügbare Online-Schulungsangebot mit seinen vielen Tutorial-Videos zukünftig noch stärker im Onboarding einsetzen. Abschließend stellten wir die medikit Tools von den Aufgaben über die Nachrichten bis hin zum digitalen Handbuch vor. Die Auditor*innen waren von der Vielseitigkeit und Praxistauglichkeit der Plattform nicht nur überzeugt, sie waren begeistert.
Behördenkontrollen blicken wir seit der Implementierung von medikit noch gelassener entgegen: Die klare Struktur, Übersichtlichkeit und einfache Handhabung des Systems ermöglicht es uns, ohne großen Aufwand darzulegen, dass unsere Abläufe der gesetzlichen Norm entsprechen.
Intuitive Handhabung von medikit beeindruckt besonders junge Arbeitnehmer*innen
Wie wurde medikit von eurem Team angenommen?
Besonders junge Arbeitnehmer*innen waren sofort Feuer und Flamme für die Kommunikationsplattform. Die Handhabung von medikit ging diesen aufgrund ihrer hohen Affinität zu den sozialen Netzwerken leicht von der Hand. Auch neue Kolleg*innen finden sich nach kürzester Zeit bereits zurecht. Als Team sind wir durch medikit näher zusammengewachsen, denn unser interner Austausch ist nun intensiver und effizienter.
Dynamisches QM, digitale Kommunikation und effizientes Aufgaben- und Reparaturmanagement
Was hat sich mit der Einführung von medikit im Arbeitsalltag der Zahnklinik Bochum/ÜBAG verändert?
Auf der Ebene der Kommunikation, des Qualitäts-, Aufgaben- und Reparaturmanagements sind wir nun genau dort, wo wir hinwollten.
Arbeitsaufträge, etwa im Bereich der Hygiene oder der Temperaturkontrolle, werden in medikit automatisiert an die Mitarbeiter*innen übermittelt, der Arbeitsfortschritt kann in Echtzeit mitverfolgt werden. Unser Technik-Team ist begeistert davon, seine Reparaturaufträge digital zu erhalten und eine kompakte Übersicht aller anfallenden Schadensbehebungen in medikit zu finden. Natürlich sind auch die in medikit verfügbaren Statistiken eine tolle Hilfestellung, denn sie zeigen uns, wo gehäuft Probleme entstehen und wie viele Reparaturen in einem bestimmten Zeitraum erledigt wurden oder noch in Gange sind. In der internen Kommunikation ist unser Team jetzt perfekt vernetzt, sodass Informationen immer an der richtigen Stelle angelangen und über eine effiziente Suchfunktion rasch gefunden werden können.
Toll ist auch das medikit-Handbuch, in das wir nach vormaliger Prüfung und Aktualisierung die Struktur unseres ursprünglichen QM-Handbuchs übernahmen.
Wir können dieses in der neuen Software nun laufend ergänzen und erweitern. Darüber hinaus haben wir die Möglichkeit, Änderungen an Prozessen digital freizugeben und sehen weiterfolgend auch, ob die Mitarbeiter*innen die Bearbeitungen gelesen haben. Diese Freigabe bei Prozessänderungen, zu der die Klinikleitung ja verpflichtet ist, erfolgte in der Vergangenheit in Papierform, womit wir uns jetzt jede Menge Druckkosten und Papierverbrauch sparen. Für uns als QM-zertifiziertes Unternehmen ist das medikit Handbuch außerdem eine Sammlung aller wichtigen Dokumente für unsere tägliche Arbeit an der Verbesserung der Betriebsqualität. Wir finden hier Formulare für die Risikobewertung und vieles mehr.
Effektive Umsetzung des Qualitätsmanagements
Wie gelingt euch die Umsetzung des QMs in der Praxis?
All unsere digitalen Aufgaben in medikit basieren auf Wissensartikeln in unserem medikit-Handbuch und sind mit jenen inhaltlich deckungsgleich. So entsteht eine optimale Umsetzung unseres QMs im täglichen Arbeiten, denn der Prozess wird garantiert so abgewickelt, wie vorgesehen. Gibt es Änderungen am Arbeitsablauf, so ändert sich nicht nur der Wissensartikel, sondern mit ihm auch die Aufgabe. Dadurch gelingt uns mit medikit eine effektive Umsetzung unseres QMs in der Praxis, indem arbeitsrelevantes Wissen auf dem effizientesten Weg an die Mitarbeiter*innen gelangt.
Optimiere das Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis!
