Herausforderungen einer Existenzgründerin
Mit der Übernahme der Praxis stand die junge Zahnärztin vor einem Berg an Aufgaben. Neben dem grundlegenden Praxiskonzept, Finanzierung und Übernahmeverträge stehen bei einer Existenzgründung als Zahnmedizinerin die bedeutenden Themen Personal, Strukturierung und Qualitätsmanagement im Vordergrund. Dr. von der Gracht war entschlossen, alle damit einhergehenden Herausforderungen möglichst perfekt zu meistern und ihre moderne Vision der eigenen Praxis umzusetzen.
Zum einen galt es, das Team aus übernommenen Mitarbeitern und neuen Kollegen aufzubauen und mit neuen Prozesse einzuarbeiten – einschließlich den Praxisgründer. Das Team ist dann auch in kurzer Zeit deutlich auf die von der neuen Chefin gewünschten Größe von 15 Mitarbeitern gewachsen, einige davon in Teilzeit – eine zusätzliche Herausforderung in Hinblick auf Abstimmung und Zusammenarbeit.
Das Qualitätsmanagementsystem sollte wie die Behandlungsprozesse ebenfalls komplett neu aufgesetzt und den neuesten Anforderungen gerecht werden. Dabei wurde schnell klar, dass die Bestimmungen für Zahnärzte in diesem Bereich einen solchen Umfang angenommen haben, dass Qualitätsmanagement im Praxisalltag nur erfolgreich sein kann, wenn es gelingt, alle Mitarbeiter aktiv, effizient und nachhaltig in den Prozess einzubinden. Durch einem Vortrag eines Kollegen wurde sie auf medikit aufmerksam.
Das perfekte Projekt- und dann Wissensmanagement-Tool
medikit hat sich rasch als optimales Werkzeug für die Vorbereitung des Betriebs und dann als Kommunikations- und Wissensplattform für das Ganze Team herausgestellt. Das System wurde im Handumdrehen aufgesetzt und Dr. von der Gracht sowie zwei weitere in dem Prozess eingebundene Kolleginnen mit dem intuitiven Tool in bequemen Online-Schulungen vertraut gemacht.
Als erste Amtshandlung wurden die für die Praxisprozesse logischen Gruppen gegründet – z.B. “Empfang”, “Assistenz” oder “Hygiene”. Während der Vorbereitungsphase von 2 Monaten, in der noch keine Behandlungen stattfanden, wurden dann unter “Laborbedingungen” alle grundlegenden Artikel mit exakten Vorgaben in Bereichen wie Behandlung, Hygiene oder Materialien im digitalen Handbuch von medikit erstellt. Im gleichen Arbeitsschritt wurde auch definiert, welche Gruppen die entsprechenden Artikel zu lesen haben. medikit stellt dann durch die automatische Lesebestätigung sicher, dass die Betroffenen auch die für ihre Arbeit wichtigen Information erhalten haben. Damit ist jede MItarbeiterin immer genau zu den für sie relevanten Themen auf dem aktuellsten Stand.
Darüber hinaus haben die Damen die umfassenden Möglichkeiten eines systematischen Prozessdesigns im medikit mit dem Aufgaben- und Checklisten-Tool voll ausgeschöpft und alle Routineprozesse detailliert angelegt sowie die dafür jeweils zuständigen Mitarbeiter über eine klare Zuordnung damit betraut.
Gerade in der Anfangsphase war es genial – ich konnte nichts vergessen. medikit hat uns die Arbeit generell sehr erleichtert. Die Usability ist super und ich war überrascht, wie einfach allen der Start mit dem neuen System gefallen ist.
Besonders hilfreich empfand die Gründerin das Aufgabentool auch für ihre vielzähligen Aufgaben im Rahmender Praxisübernahme an sich: Dr. Ina von der Gracht nutzte medikit vom ersten Tag erfolgreich als Projektmanagement-Tool, mit dem sie gleichzeitig mit ihren Mitstreiterinnen kommunizieren und jede gute Idee sofort in das integrierte Ideen-Tool oder Wiki-artige Handbuch aufnehmen konnte.
Wir haben wirklich alle Abläufe so abbilden können, dass nichts mehr herunterfallen kann. Mittlerweile möchten wir auf keinen Fall mehr auf medikit verzichten.
Nachdem die Aufbauarbeit erfolgreich abgeschlossen war, wurden alle Mitarbeiter in medikit aktiviert. Die Mannschaft war umgehend von der Usability begeistert. Diejenigen, die mit Facebook & Co aufgewachsen waren, gingen quasi kommentarlos in eine selbstverständliche Nutzung über, da die Bedienung im Gegensatz zu herkömmlicher Software der intuitiven Logik erfolgreicher Social Media Plattformen folgt. Und auch die weniger Web-affinen Kolleginnen und Kollegen überraschten mit reger Teilnahme und durchwegs positivem Feedback zur einfachen Bedienung und v.a. Nützlichkeit für jeden Einzelnen. Die in der Aufbauphase beteiligten Kolleginnen hatten darüber hinaus auch noch Freude dabei, die Neuzugänge im Netzwerk mit hilfreichen Tipps zur Nutzung zu unterstützen.
Die Erfolge
Die gewissenhafte Strukturierungen aus der Vorbereitungsphase war ausgesprochen hilfreich und zahlt sich aus. Sämtliche Prozesse laufen durch die im medikit einmalig verankerten Automatismen wie digitale Checklisten und Wiederholungen nahezu reibungslos. Die Beteiligten werden immer rechtzeitig und zuverlässig auf ihre Aufgaben und für sie relevante Neuerungen hingewiesen. Besonders positiv fällt auch die Solidität der im medikit abgewickelten Prozesse auf: Alltägliche und unvermeidbare Widrigkeiten wie beispielsweise kurzfristige Ausfälle lösen keine zu erwartenden Prozessfehler und damit Qualitätseinbußen und Unruhe aus, sondern es werden durch entsprechend eingestellte Eskalationsmechanismen dafür definierten Kollegen bei Bedarf ebenfalls automatisch zu Hilfe gerufen. Hier wird auch deutlich, wie perfekt diese Struktur in der Tübinger Praxis umgesetzt werden konnte: Der zusätzliche Kommunikationsaufwand, z.B. direkte Nachrichten oder Kommentare, ist im Vergleich mit Praxen, die medikit im laufenden Betrieb initiiert haben, auffallend gering – ein Indikator dafür, dass medikit ein ausgesprochen leistungsfähiges Werkzeug für QM und Kommunikation in Praxen darstellt und am besten möglichst früh angepackt wird.
Das Team von Dr. von der Gracht spart sich auch einige Arbeitsschritte im QM und damit Zeit: Die Dokumentation sämtlicher Tätigkeiten passiert in der Tübinger Praxis zum Beispiel ganz nebenbei. Jeder Click am Rechner zum Abhaken einer der zahlreichen Checklisten wird mit Zeit, Ort und Ausführendem gespeichert und aufwändiges Ausfüllen und Ablegen von Listen ist gänzlich überflüssig.
