“Wenn es medikit nicht gäbe, wäre ich vielleicht nicht mehr hier. Durch WhatsApp war ich früher rund um die Uhr erreichbar. Heute ist mein Privatleben wieder privat.”
Sandra Glöser
Praxismanagerin
HOPPE.DENTAL
Bei HOPPE.DENTAL in Korschenbroich stand nicht die Frage im Mittelpunkt, ob Struktur wichtig ist – sondern wie man sie im stressigen Praxisalltag tatsächlich praktikabel macht. Gesucht wurde kein weiteres Tool, sondern ein System, das Kommunikation vereinfacht, Verantwortlichkeiten klar regelt und Informationen dort verfügbar macht, wo sie gebraucht werden.
Gemeinsam mit Juliane Hoffmann und Dr. Christina Fritz entstand Schritt für Schritt eine einheitliche Praxisstruktur, die heute vollständig in medikit abgebildet wird: vom QM-Handbuch über Aufgabenmanagement und Onboarding bis hin zur internen Kommunikation. Seit April 2024 arbeitet HOPPE.DENTAL mit medikit. Heute ist die Plattform fester Bestandteil des Praxisalltags für alle Mitarbeitenden.
Challenge
Unklare Zuständigkeiten und Kommunikationschaos
Vor der Einführung lief ein Großteil der Kommunikation über WhatsApp. Informationen wurden ungefiltert an ganze Gruppen gesendet – auch wenn sie nur einzelne Bereiche betrafen. Gleichzeitig kümmerten sich mehrere Personen parallel um dieselben Themen, ohne voneinander zu wissen. Zuständigkeiten waren oft unklar.
„Das war unheimlich anstrengend“, erinnert sich Sandra Glöser, Praxismanagerin bei HOPPE.DENTAL.
Auch Dr. Martin Hoppe war operativ stark eingebunden – von Reparaturen über Krankheitsvertretungen bis hin zu organisatorischen Alltagsfragen. Dadurch fehlte zunehmend Zeit für strategische Themen. Zwar existierte ein Qualitätsmanagement, aktiv gelebt wurde es jedoch nicht. Nach der Praxisübernahme 2017 war das bestehende System kaum weiterentwickelt worden.
„Irgendwann hat jeder den Faden verloren“, so Sandra Glöser.
Auch das Onboarding neuer Mitarbeitender war nicht klar strukturiert. Wissen wurde häufig mündlich oder „nebenbei“ weitergegeben, Informationen lagen verteilt auf verschiedenen Systemen und persönlichen Ablagen.
Lösung
Einheitliche Praxisstruktur mit digitalem QM
Im Mittelpunkt stand zunächst nicht die Software, sondern die organisatorische Grundlage der Praxis. Gemeinsam entstand ein Organigramm mit klar definierten Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungswegen.
Darauf aufbauend wurden Stellenbeschreibungen, Zuständigkeiten und ein vollständig neu strukturiertes digitales QM-Handbuch in medikit aufgebaut. Anders als klassische QM-Systeme folgt dieses nicht einer alphabetischen Ablage, sondern der tatsächlichen Praxisrealität – von Vision und Führung über Empfang und Hygiene bis hin zu konkreten Behandlungsabläufen.
Die gleiche Struktur zieht sich heute durch alle Bereiche der Praxis: Aufgabenmanagement, Kommunikation und QM greifen direkt ineinander und schaffen Orientierung – besonders für neue Mitarbeitende. Bestehende Arbeitsanweisungen und Checklisten wurden digitalisiert und um neue Prozesse ergänzt, unter anderem für Hygiene, Empfang, Onboarding und Behandlungsvorbereitungen.
Viele Inhalte wurden zusätzlich mit Fotos, Videos und Schritt-für-Schritt-Anleitungen ergänzt. Mitarbeitende können Abläufe dadurch direkt nachvollziehen, statt Informationen zusammensuchen oder Kollegen unterbrechen zu müssen. Auch das Onboarding wurde neu gedacht: Neue Teammitglieder arbeiten heute mit strukturierten Aufgabensequenzen, internen Tutorials und einer medikit-gestützten Einarbeitung.
“Man ist mit jedem direkt verbunden und alles geht viel schneller. Vor allem Laufwege und ungefilterte Nachrichten entfallen.”
Sandra Glöser
Praxismanagerin
HOPPE.DENTAL
Ergebnis
Weniger Abstimmungsaufwand und mehr Ruhe im Alltag
Mit der neuen Struktur veränderte sich auch die Zusammenarbeit im Team. Verantwortlichkeiten wurden klar geregelt, Sichtrechte sauber definiert und Prozesse verbindlich aufgebaut. Dr. Hoppe ist heute bei vielen organisatorischen Themen nur noch passiv eingebunden. Reparaturen, QM-Prozesse oder organisatorische Abläufe laufen eigenständig über definierte Verantwortungsbereiche.
Today, Dr. Hoppe is only minimally involved in many operational processes. Repairs, quality management tasks, and organizational workflows now run independently through clearly assigned areas of responsibility.
Allein im Praxismanagement konnten durch klarere Kommunikationswege und definierte Zuständigkeiten rund 3–4 Stunden unnötiger Abstimmungsaufwand pro Woche reduziert werden. Das entspricht einer Zeitersparnis von etwa 150–200 Stunden pro Jahr. Die daraus resultierende Ressourceneinsparung liegt konservativ geschätzt bei rund 5.000–9.000 € jährlich – ohne zusätzliche Effekte wie schnelleres Onboarding, weniger Unterbrechungen oder Zeitersparnis in anderen Bereichen einzurechnen.
Heute sind Informationen zentral verfügbar, Kommunikationswege klarer und Abläufe nachvollziehbar dokumentiert. Das schafft nicht nur Effizienz, sondern spürbar mehr Ruhe im Praxisalltag. „Jeder weiß heute genau, wofür er verantwortlich ist“, sagt Sandra Glöser.
Ein persönlicher Einblick von Dr. Martin Hoppe
“Wir wollten nicht einfach nur digitalisieren”
„Meine Praxis ist für mich ein echtes Herzensprojekt. Deshalb ist jede neue Anschaffung, jede Softwarelösung und jedes neue Projekt immer mit der Hoffnung verbunden, unseren Praxisalltag besser, strukturierter und menschlicher zu machen.
Der Wunsch nach einer Lösung wie medikit entstand bei uns nicht aus ‚Digitalisierung um der Digitalisierung willen‘, sondern aus einem echten Bedürfnis im Team heraus. In unseren Mitarbeiterumfragen wurde immer deutlicher, wie belastend und unstrukturiert Kommunikation im Alltag teilweise empfunden wurde. Nachrichten wurden spätabends verschickt, Informationen erreichten Menschen, die sie eigentlich gar nicht betrafen, und wichtiges Wissen war an unterschiedlichsten Stellen abgelegt – mal auf dem Server, mal als PDF, mal irgendwo im Praxisalltag verteilt. Es fehlte eine zentrale Informationsquelle und ein klarer Kommunikationsweg.
Gleichzeitig haben wir erlebt, dass gute Softwarelösungen allein nicht automatisch funktionieren. Im stressigen Praxisalltag fehlt häufig die Zeit für Einarbeitung, Struktur und das gemeinsame Mitnehmen des Teams. Genau daraus entstehen oft Systeme, die am Ende uneinheitlich genutzt werden oder keine echte Akzeptanz finden – obwohl die ursprüngliche Motivation groß war. Und ich glaube, es gibt kaum etwas Enttäuschenderes, als mit voller Überzeugung eine vermeintlich gute Lösung einzuführen und dann erleben zu müssen, dass sie im Alltag nicht angenommen wird.
Deshalb war für uns entscheidend, dieses Projekt von Anfang an strukturiert und mit professioneller Unterstützung aufzusetzen. Gemeinsam mit Juliane Hoffmann und Christina Fritz wurde nicht einfach nur eine Software eingeführt, sondern ein klarer Weg geschaffen. Inhalte, Abläufe und Strukturen wurden gemeinsam vorbereitet, durchdacht und bewusst außerhalb des laufenden Praxisbetriebs in gezielten Schulungstagen aufgebaut. Dadurch konnten wir unser gesamtes Team wirklich mitnehmen.
Und genau das spürt man heute jeden Tag: eine außergewöhnlich hohe Akzeptanz, eine nachhaltige Nutzung und vor allem das gute Gefühl, dass diese Lösung uns im Alltag wirklich unterstützt und entlastet. Für mich war das der entscheidende Unterschied: Mitarbeitenden nicht einfach etwas vorzusetzen, sondern ihnen Zeit, Orientierung und echte Unterstützung zu geben.
Das schönste Ergebnis daraus ist für mich, dass wir heute in unseren Mitarbeiterumfragen eine außergewöhnlich hohe Zufriedenheit erleben – weil Kommunikation klarer geworden ist, Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden, und dadurch insgesamt deutlich mehr Ruhe und Struktur im Praxisalltag entstanden ist.“
— Dr. Martin Hoppe M.Sc.
