Dienstpläne verteilen; Urlaubsanträge genehmigen; das QM dokumentieren und darüber hinaus mit dem ganzen Team kommunizieren – das Aufgabenfeld von Praxismager:innen ist abwechslungsreich. Kommunikation und Verwaltung nehmen viel Zeit in Anspruch, hat man nicht die passenden Werkzeuge zur Hand. Wie die Praxis für Oralchirurgie Mosbach mit Hilfe von medikit und pepito diese Herausforderungen bewältigt, berichtet uns Praxismanagerin Silke Weber.
Silke Weber ist seit 20 Jahren Teil des Teams der Praxis für Oralchirurgie Mosbach, mit Schwerpunkt Implantologie. Als solche hat sie nicht nur miterlebt, wie die Praxis von einem Betrieb mit wenigen Mitarbeiter:innen zu einem stattlichen Unternehmen mit drei Standorten heranwuchs, sondern kennt in ihrer jetzigen Funktion als Praxismanagerin nur allzu gut die Herausforderungen, die die Dokumentation von Dienstzeiten, die Genehmigung von Urlaubsanträgen, das QM und die Kommunikation in einem wachsenden Team mit sich bringen. Mit der Kommunikationsplattform medikit und dem Personalplanungs-Tool pepito traf man die Entscheidung für zwei Softwares für Praxen, die den Zeitaufwand in all diesen Bereichen reduzieren und darüber hinaus über eine Schnittstelle miteinander verbunden sind.
Keine Papier-Dienstpläne mehr
pepito ist in Ihrem Betrieb schon seit vier Jahren im Einsatz, nun auch medikit. Wieso fiel die Entscheidung für diese beiden Lösungen?
Silke Weber: Vor 22 Jahren, als unsere Praxis gegründet wurde, waren wir ein beschaulicher Dentalbetrieb mit 2 Behandlern und 3 Assistentinnen. Mittlerweile besteht unser Unternehmen aus 3 Standorten und 50 Mitarbeiter:innen. Mündliche Kommunikation alleine erfüllt hier ihren Zweck nicht mehr, Dienstpläne und Urlaubsanträge auf Papier verursachen einen ungemeinen Zeit- und Organisationsaufwand. Um den Verwaltungsprozess effizienter zu gestalten, haben wir zunächst vor 4 Jahren pepito implementiert. Seither beantragen unsere Mitarbeiter:innen ihren Urlaub digital und ich als Praxismanagerin kann direkt im System die Genehmigung erteilen. Auch die Dienstpläne erstelle und übermittle ich über pepito. Für die Kommunikationsplattform medikit entschieden wir uns, um unsere Teams in den drei Standorten zu vernetzen und eine bessere Übersicht über die Arbeitsabläufe im Betrieb zu bewahren. Als Praxismanagerin sehe ich nun beispielweise, an welchen Aufgaben gerade gearbeitet wird und kann mir Klarheit verschaffen, falls es Verzögerungen gibt.
Urlaubsplanung
Wie wird die Integration von pepito und medikit im Arbeitsalltag eingesetzt?
Silke Weber: Ich erstelle den Dienstplan für die Folgewoche in pepito und gebe diesen anschließend für die Mitarbeiter:innen frei. Diese erhalten in weiterer Folge eine Benachrichtigung in medikit und können ihre Arbeitszeiten dann auch dort einsehen. Ähnlich verhält es sich mit den Urlaubsanträgen: Die Mitarbeiter:innen übermitteln uns diese in pepito und werden in medikit verständigt, sobald eine Bestätigung erfolgt ist. Besonders bei den Dienstplänen kommt es natürlich häufig auch kurzfristig zu Änderungen. Hier hilft uns medikit als Kommunikationsplattform, wo wir uns jederzeit und in Echtzeit über Änderungen austauschen können. Unser Arbeitsalltag wird nicht länger durch ermüdenden E-Mail-Verkehr oder Telefonate unterbrochen. Das alles geht nun zielgerichteter und zeitsparender.
Vorteile der Schnittstelle von pepito & medikit
Welche Vorteile entstehen durch die Nutzung beider Systeme im Arbeitsalltag für das Team und Sie als Praxismanagerin?
Silke Weber: Mit der Schnittstelle dieser beiden Softwares für Praxen entsteht eine effiziente Vernetzung einer digitalen Kommunikationslösung mit einem administrativen System zur Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen sowie Dienstzeiten. Für unsere Mitarbeiter:innen ergibt sich hieraus der große Vorteil, dass sie in medikit, also ihrer tagtäglichen digitalen Arbeitsumgebung, den Dienstplan, den ich in pepito erstellt habe, abrufen können. Sie müssen also bloß eine Software nutzen und erhalten trotzdem die Informationen aus dem anderen System. Da die Nutzer:innen von pepito und medikit synchronisiert sind, entsteht auch für mich als Praxismanagerin kein Mehraufwand bei der Verteilung der Dienstpläne: In beiden Systemen kann ich dieselben Mitarbeiter:innen und Nutzergruppen auswählen. Inzwischen erstelle ich den Dienstplan für drei Standorte innerhalb von nur einer Stunde.
“Verglichen mit dem Arbeitsaufwand der Vergangenheit, spare ich mit pepito und medikit sogar jede Woche einen ganzen Arbeitstag. Das ist wirklich sensationell.”
Silke Weber
Praxismanagerin
Oralchirurgie Mosbach
Abgesehen von der Schnittstelle kann medikit als Kommunikations-Tool hervorragend dafür eingesetzt werden, um Mitarbeiter:innen daran zu erinnern, ihre Daten in pepito regelmäßig zu kontrollieren. Will ich etwa sicherstellen, dass die Stundenkonten vor Monatsschluss auf ihre Richtigkeit überprüft werden, kann ich dies meinem Team in Form einer sich wiederholenden Aufgabe in medikit kommunizieren. Die Mitarbeiter:innen übernehmen Eigenverantwortung und ich als Praxismanager:in habe ich eine Sache weniger, über die ich mir Gedanken machen muss.
Empfehlenswert, auch für kleinere Praxen
Würden Sie dieses Setup anderen Praxen empfehlen?
Silke Weber: Auf jeden Fall. Tendenziell werden Praxen ja immer größer und damit natürlich auch der Verwaltungs- und Kommunikationsaufwand. Doch auch kleineren Betrieben würde ich diese Produkte empfehlen, denn QM und die Dokumentation von Arbeitszeiten sind gesetzlich verpflichtend. Hier kann ich mit medikit und pepito den Arbeitsaufwand markant reduzieren und die Effizienz erhöhen. Außerdem ist digitale Kommunikation fester Bestandteil der Lebenswelt junger Arbeitnehmer*innen. Diese erwarten sich digitale Tools auch an ihrem Arbeitsplatz. All das spricht für den Einsatz dieser Softwares für Praxen.
