Jede Praxis hat ein Handbuch in dem das Wissen zu allen erdenklichen Prozessen genau definiert ist. Doch Papier ist geduldig. Kann man also mit absoluter Sicherheit sagen, dass alle Mitarbeiter:innen zu jeder Zeit auf dem neuesten Stand sind? Weiß jeder was zu tun ist, oder haben sich die Prozesse inzwischen wieder zigmal geändert? Der Erstellung und Aktualisierung von Praxishandbüchern hat sich OPTI Concept verschrieben. In Kollaboration mit dem digitalen medikit Handbuch startet dieses Konzept jetzt richtig durch!
Ein intelligentes Handbuch mit Erinnerungsfunktion und Lesebestätigung
Das Handbuch, das jede Praxis hat, ist die Quelle des gesammelten Wissens. Ein wertvoller Schatz, dessen Wert man sich vielleicht gar nicht richtig bewusst ist. In einer perfekten Welt werden alle Prozesse die darin beschrieben sind, punktgenau eingehalten. Und auch der neu dazugekommene Teamkollege weiß vom ersten Tag an wie die Abläufe für all seine Aufgaben funktionieren – Schließlich steht es doch alles im Handbuch. Die Realität sieht leider oft anders aus, muss sie aber nicht. Das medikit Handbuch wird nicht umsonst als das ‘Rückgrat des Systems’ bezeichnet. Ja, das Wissen ist hier gespeichert. Aber was noch viel interessanter ist: Bei jeder Änderung eines Artikels werden sofort die Mitarbeiter:innen, für die dieser Artikel relevant ist, benachrichtigt. Und der Ersteller kann anhand der Lesebestätigung sehen, ob er auch wirklich gelesen wurde. In einer durchschnittlichen Arztpraxis gibt es ca. 1800 Artikel. Davon werden knapp 50% im Verlauf von 12 Monaten überarbeitet. Man stellt sich nun vor wie viel Zeit und Energie gespart werden könnte, wenn diese Tätigkeit outgesourced wird!
Mit OPTI Concept bleibt der Inhalt aktuell
Um das Handbuch nicht stets selbst am neuesten Stand halten zu müssen, setzen immer mehr Praxen auf OPTI Concept. Bisher wurde das OPTI-Handbuch als Word Dokument oder als HTML zur Verfügung gestellt. Doch die Vorteile einer intuitiven Bedienung durch ein digitales System sind offensichtlich. Mit medikit hat OPTI Concept die perfekte Synergie gefunden.
Gelebtes QM, bei Dr. Arndt Höhne
In der Zahnarztpraxis Dr. Arndt Christian Höhne wird nun seit Mitte 2020 mit medikit und dem integrierten OPTI Handbuch gearbeitet. Die Organisatorische Leiterin der Praxis, Stefanie Höhne, ist ein Fan dieses Systems:
“Das beste QM ist wirkungslos wenn es nicht gelebt wird, und dank medikit ist das OPTI QM jederzeit und überall in der Praxis verfügbar und kann aktiv in Prozesse und Arbeitsschritte eingebunden werden.”
Stefanie Höhne
Organisatorische Leiterin
Zahnarztpraxis Dr. Arndt Höhne
Vor der Nutzung des OPTI-medikit Handbuchs wurden in der Praxis Dr. Höhne mündlich Absprachen in Teamsitzungen gemacht, dessen Neuerungen dann in die QM-Ordner kamen. Weil aber Teilzeitkräfte mit wechselnden Schichten nicht immer am Tag der Teamsitzung anwesend waren, fiel es vor allem schwer, flächendeckend allen MitarbeiterInnen zeitgleich den aktuellen Stand zu vermitteln. Diese Problematik wurde durch das neue System komplett eliminiert. Staubige QM-Ordner, die nie dort waren, wo man sie gerade brauchte, gehörten plötzlich der Vergangenheit an und alle Mitarbeiter sind sofort top informiert. Kein Wunder also, dass damit auch die Mitarbeitermotivation enorm stieg, laut Frau Höhne: “Die MitarbeiterInnen haben sogar Spaß dabei, mittels PC oder IPad Prozesse nachschlagen zu können und diese selbstständig und erfolgreich mit Hilfe von medikt abzuarbeiten. Das generiert ein Erfolgsgefühl, Zufriedenheit und vermeidet Hektik im Team.”
Vorteile des OPTI-medikit Handbuchs
Katja Effertz, Leiterin der OPTI Concept Kundenberatung, ist über die Vorteile der medikit Kooperation erfreut: “Durch medikit sind wir nun Browserbasiert und App-fähig. Meiner Meinung nach, gibt es kein Tool am Markt das intuitiver ist, als medikit.” Wie auf Youtube kann man Beispielvideos verfassen und reinstellen. In Kombination mit der persönlichen Beratung von OPTI, werden die Inhalte für jede Praxis bedarfsgerecht angepasst und eingespielt. Danach werden die Kunden kontinuierlich, via medikit, von OPTI Beratern betreut. Laufend aktualisiert und ergänzt werden alle Dokumente von OPTI, dadurch hat die Praxis quasi keine Arbeit damit. Artikel zur ISO Zertifizierung, welche GBA und ISO konform sind, kann man hier finden. Aber auch Arbeitsanweisungen, Hygienepläne, Personalregeln und vieles mehr, was vom gemeinsamen Bundesausschuss (G-BA) verlangt wird. Die QM-Kunden erhalten im Rahmen der Aktualisierungsgarantie Anfang des Jahres die entsprechenden Artikel zur ab Mai 2021 geltenden europäischen Verordnung MDR.
“Sehr wichtig für die ISO-Zertifizierung ist die integrierte Revisionsverwaltung. So wird die Informationsverteilung bestmöglich gemanaged,” erklärt Dr. Johannes Gebauer, Co-Founder von medikit.
Neues Fachwissen, immer aktuell
Manchmal ist auch eine extrem schnelle Reaktion gefordert, wie es 2020 durch die Corona-Krise der Fall war: Plötzlich mussten Infos zu Corona eingespielt werden. Zum Beispiel das Thema Kurzarbeit war komplett neu und niemand hat sich ausgekannt. OPTI übernahm hier das fundierte Fachwissen und erstellte Handbuchbeiträge für seine Kunden um die neuen Pandemie-Richtlinien rasch zu erklären.
Stressfrei durch die nächste Überprüfung
Für vorhersehbare Termine, wie die Begehung eines Prüfers, ist es extrem wichtig ein strukturiertes System zu haben, weiß Katja Effertz: “Ganz häufig kommen wir in Praxen wo es heißt ‘Wir haben das alles irgendwo, aber diejenige die sich darum kümmerte, ist nicht mehr da.’ So ein QM bringt weder Erfolg, noch Rechtssicherheit. Zeig dem Begeher wie gut du organisiert bist, dann hast du schon gewonnen: So ein medikit Handbuch ist automatisch ein Erfolg!” In der Zahnarztpraxis Dr. Arndt-Christian Höhne sind solche Begehungen nun stressfrei, denn: “Die Suche in medikit ist ultra einfach – wie bei Google. Du findest einfach was du suchst“, bestätigt Dr. Höhne. Da bei einer Begehung der erste Eindruck zählt und höchstwahrscheinlich Dokumente überprüft werden mit denen man nicht täglich arbeitet, wirkt der Mitarbeiter automatisch souveräner.
Fazit
Die medikit Anwender schätzen den Mehrwert, den das OPTI Handbuch bringt, sehr. Jedes fünfte medikit ist mit dem Handbuch von OPTI ausgestattet und unterstützt die Praxen im QM. Denn medikit ist ein gigantisches Tool, das es zu füllen gilt. Wenn man das OPTI Handbuch dann dazu kauft, ist das die optimale Ergänzung. Aber Vorsicht! medikit macht süchtig: „Wenn ich nicht jeden Tag in medikit reinschaue fehlt mir was, ich bin süchtig!“, Mitarbeiterin des Höhne-Teams
