“Es ist großartig, dass medikit auch über den PC zugänglich ist, denn manche Mitarbeiter:innen verfügen über kein Smartphone. Diese können unsere Standcomputer nutzen, so profitieren alle von den Vorzügen digitaler Kommunikation.”
Alexander Kreidl
IT-Leiter
Gepflegtes Wohnen
Die vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zeiteffizient mit Informationen zu versorgen und Zusammenhalt zwischen den Teams an zwei Standorten zu schaffen – das war das Ziel der Wohn- und Pflegeheim Zillertal GmbH. Durch die Einführung des Kommunikations-Tools medikit gelang die Vernetzung der ganzen Belegschaft auf einer digitalen Plattform. IT-Leiter Alexander Kreidl traf sich mit uns zum Interview.
Mit zwei Standorten, 140 Mitarbeiter:innen und zahlreichen freiwilligen Helfer:innen ist die Wohn- und Pflegeheim Zillertal GmbH eine Organisation beachtlicher Größe. Um Informationen effizient an die Teams in Mayrhofen und Zell am Ziller übermitteln zu können und denselben Wissensstand in beiden Häusern herzustellen, entschied man sich zur Einführung der Mitarbeiter App medikit. IT-Leiter Alexander Kreidl erzählt, wie es zur Entscheidung für das moderne Kommunikations-Tool kam und wie dieses den Arbeitsalltag veränderte.
Herausforderung
Ein digitales Kommunikationswerkzeug für das ganze Team
Wir wollten über ein Kommunikationswerkzeug verfügen, das uns ermöglicht, alle Mitarbeiter:innen zentral zu erreichen und dadurch den gleichen Wissensstand im ganzen Betrieb zu schaffen. Außerdem war uns wichtig, eine Mitarbeiter App zu haben, die das Wir-Gefühl stärkt. Mit dem Social Stream medikit Moments wird auch diesem Aspekt Rechnung getragen: Unsere Mitarbeiter:innen teilen dort mit großer Begeisterung besondere Momente mit dem ganzen Team.
Lösung
Kommunikation, Wissen und Social vereint mit medikit
Die gesamte Mitarbeiterkommunikation in unseren beiden Häusern findet in medikit statt. In ihren Gruppen tauschen sich die Pfleger:innen über Dienstliches aus, etwa den Tausch einer Schicht oder ihre Termine. Nach und nach bauen wir in medikit ein digitales Handbuch auf, in dem die Pfleger:innen alle Informationen finden, die sie für ihren Arbeitsalltag benötigen. Das ermöglicht unserem Personal, sich bereits vor Dienstbeginn wichtige Prozesse anzusehen und sich selbst fortzubilden, denn dieses Wissen ist nun ortsunabhängig zugänglich. Zudem gibt es in unserem medikit eine Reihe von Formularen, beispielsweise zur Übermittlung des Ergebnisses der regelmäßig erfolgenden Corona-Testung oder für Bestellungen an unsere Haustechniker:innen. Die Heimleitung kommuniziert alle wichtigen Neuerungen, Verordnungen und Veranstaltungen über die Mitarbeiter App an das ganze Team. Es ist natürlich großartig, dass medikit auch über den PC zugänglich ist, denn manche Mitarbeiter:innen verfügen über kein Smartphone. Diese können unsere Standcomputer nutzen, so profitieren alle von den Vorzügen digitaler Kommunikation.
Strukturierte Implementierung in Kleingruppen
Grundsätzlich kann ich feststellen, dass es in der Einführungsphase keine nennenswerten Hürden für uns gab. Zunächst galt es natürlich, das Personal damit vertraut zu machen, dass zukünftig eine Mitarbeiter App für die interne Kommunikation im Einsatz sein würde: Der Austausch in nicht datenschutzkonformen Messenger-Diensten war von da an Geschichte. Um in der Implementierung strukturierter vorzugehen und niemanden zu überfordern, brachten wir das System der Belegschaft Schritt für Schritt in Kleingruppen näher, bis wir es schließlich am Ende alle nutzten. Beflügelt wurde dieser Prozess davon, dass wir den Nutzen von medikit für unseren Arbeitsalltag von Tag eins an erkennen konnten. So gab es auch wenig Skepsis gegenüber dem neuen Tool. Zukünftig möchten wir auch unsere ehrenamtlichen Mitarbeiter:innen in unser medikit mit einbinden, damit auch sie noch mehr in unsere Organisation involviert sind.
Keine Patientendaten im medikit
Mit dem Thema Datenschutz hatten wir keine Bedenken. Einerseits, da wir vom medikit-Team ausführlich aufgeklärt wurden, andererseits weil uns auch von unserem Datenschutzbeauftragten grünes Licht gegeben wurde. Natürlich werden medizinische Pflegedaten weiterhin nur in unserem Pflegedokumentationssystem und nicht in medikit gespeichert. Fotos der Bewohner:innen, beispielsweise anlässlich eines Geburtstages, teilen wir mit deren Einverständnis aber gerne mit allen Pfleger:innen im Social Stream medikit Moments.
Resultat
Wir-Gefühl trotz großem Team
Je größer die Distanz ist, desto größer sind die Vorteile der Digitalisierung. In einer ausgedehnten Organisation wie unserer besteht stets die Gefahr, dass die Teams der beiden Häuser den Bezug zueinander verlieren, sodass am Ende die Belegschaft am einen Standort nicht mehr weiß, wer im anderen arbeitet und vice versa. Die Mitarbeiter App medikit hilft uns, den Zusammenhalt trotz Distanz aufrechtzuerhalten und ein Wir-Gefühl entstehen zu lassen. Außerdem können wir zielgerichtet kommunizieren und Informationen an beide Standorte, die Mitarbeiter:innen in einem Heim oder bloß einzelne Gruppen übermitteln. So gelingt es uns dank medikit eine einheitliche Linie beizubehalten.
Fazit
medikit ist ein modernes, einfach handhabbares Kommunikations-Tool für Mitarbeiter:innen in sozialen Organisationen. Seine vielen Tools machen die Mitarbeiter App zum schwarzen Brett des Betriebs und gewährleisten Zusammenhalt in Teams.
