“Bei behördlichen Überprüfungen hat uns medikit mit dem Handbuch die größte Erleichterung gebracht, da alle relevanten Prozesse und Dokumente hier abgespeichert werden können.”
DGKP Manuela Falch-Ruetz
Geschäftsführerin und Kümmerin
Soziale Dienste Stanzertal
Mit der Fusionierung der mobilen Dienste und des Pflegeheims standen die Sozialen Dienste Stanzertal vor einer zentralen Herausforderung: Die internen Abläufe mussten vollständig neu strukturiert werden. In einem komplexen Arbeitsumfeld mit unterschiedlichsten Anforderungen war klar: Ein digitales, zentrales Werkzeug musste her, das nicht nur die Kommunikation, sondern auch das Aufgaben- und Prozessmanagement abbildet. Seit Dezember 2022 kommt medikit zum Einsatz – insbesondere das digitale Handbuch und strukturierte Checklisten sorgen für spürbare Erleichterung im Arbeitsalltag. Prozesse wurden dokumentiert, Aufgaben definiert und Wissen für alle Mitarbeitenden zugänglich gemacht – einfach, nachvollziehbar und abteilungsübergreifend.
Wir bedanken uns herzlich bei den Sozialen Diensten Stanzertal für die vertrauensvolle Zusammenarbeit und die Bereitschaft, uns einen detaillierten Einblick in ihre vielfältigen Anwendungsfälle zu gewähren. Die nachfolgenden Beispiele zeigen eindrucksvoll, wie digitale Werkzeuge wie medikit dazu beitragen, Prozesse im Pflegealltag nachhaltig zu strukturieren und zu erleichtern.
Hygienemanagement digital kontrolliert
Ein bedeutender Erfolg war die vollständige Planung des Hygienemanagements über medikit. Reinigungs- und Desinfektionspläne wurden als Aufgaben abgebildet, übersichtlich für alle relevanten Bereiche dargestellt und mit Handbuchartikeln wie dem Rahmenhygieneplan verlinkt. Mitarbeitende können so auf wichtige Informationen mit nur einem Klick zugreifen. Gleichzeitig ermöglichen tägliche Checklisten eine lückenlose Dokumentation der Reinigungsmaßnahmen.
Das Hygieneteam nutzt die Plattform zudem als internes Monitoringsystem: Temperaturkontrollen, Spülprotokolle (Legionellen Prophylaxe) und Checklisten für Hygienebegehungen sind digital geplant, zeitgerecht abrufbar und zentral gespeichert. Auch externe Prüfprotokolle finden im Handbuch ihren festen Platz und stehen jederzeit zur Verfügung.
Online-Hygieneschulung mit integrierter Wissensüberprüfung
Ein weiterer Meilenstein war die erstmalige Durchführung der verpflichtenden Hygieneschulung als Online-Format. Die Schulung wurde als Videopräsentation über die Nachrichtenfunktion bereitgestellt, gefolgt von einer Aufgaben-basierten Wissensüberprüfung. Diese Methode ermöglichte maximale Flexibilität, klare Nachvollziehbarkeit und eine hohe Beteiligung – ganz ohne organisatorischen Mehraufwand.
Tägliche Aufgabenlisten für Leitungspersonen
Für das DGKP-Leitungsteam wurden tägliche Checklisten eingerichtet, die die standardmäßigen Aufgaben von Montag bis Freitag strukturieren. Diese können flexibel angepasst werden und geben insbesondere neuen Mitarbeitenden klare Orientierung in einem oft komplexen und stressigen Pflegealltag.
Schnelle Pflegeanpassung durch Vorlagenaufgaben
Im Pflegealltag erkennen Mitarbeitende häufig frühzeitig Abweichungen von bestehenden Pflegeplanungen. Mit medikit können diese Beobachtungen unkompliziert über eine Vorlageaufgabe an die zuständigen diplomierten Pflegekräfte weitergeleitet werden. Diese wiederum können die Pflegeplanung oder den Durchführungsnachweis direkt anpassen. Dabei werden sensible Bewohnerdaten selbstverständlich weiterhin ausschließlich im offiziellen Pflegedokumentationssystem verarbeitet.
Bereichsübergreifende Zusammenarbeit: z. B. „Essen auf Rädern“
Ein zentrales Feature ist die Möglichkeit, Aufgaben über mehrere Bereiche hinweg zu koordinieren. So kann z. B. eine Änderung bei „Essen auf Rädern“ als gemeinsame Aufgabe zwischen Pflege, Küche und Verwaltung abgearbeitet werden. Jede:r Mitarbeitende sieht dabei in Echtzeit, was erledigt wurde und was noch offen ist – für maximale Transparenz und Effizienz.
Bestellungen und Lieferungen nachvollziehbar dokumentiert
Auch organisatorische Abläufe wie Bestellungen lassen sich über Aufgaben abbilden. Jede Bestellung wird digital dokumentiert, bei Lieferung kann eine Folgeaufgabe erstellt werden. Dadurch wird klar, was geliefert wurde, wer zuständig ist und wie mit der Lieferung weiter verfahren wird – vollständig transparent und nachvollziehbar.
Aufnahme- und Entlassungsprozesse strukturiert begleitet
Das Verwaltungsteam profitiert von digitalen Checklisten, die alle relevanten Schritte für Aufnahme- und Entlassungstage abbilden – von der Vorbereitung bis zur Zimmerreinigung. Formulare, Anträge und weitere Unterlagen sind zentral hinterlegt und über die Suchfunktion schnell auffindbar. So wird ein reibungsloser Übergang für Bewohner:innen und Mitarbeitende sichergestellt.
Hier geht’s zu weiteren Anwendungsbeispielen mit medikit-Tools bei den Sozialen Diensten Stanzertal.
Fazit
Mehr Klarheit, mehr Struktur, mehr Teamzufriedenheit
medikit hat sich bei den Sozialen Diensten Stanzertal als unverzichtbares Werkzeug etabliert. Es bündelt Wissen, fördert die Kommunikation, macht Aufgaben nachvollziehbar und stärkt die Zusammenarbeit über alle Bereiche hinweg. Besonders positiv: Die Mitarbeitenden werden aktiv in die Weiterentwicklung eingebunden – das steigert die Zufriedenheit und die Akzeptanz der digitalen Lösung nachhaltig.
