“Behördenkontrollen bereiten uns seit der Implementierung von medikit keine Sorgen mehr. Die klare Struktur, Übersichtlichkeit und einfache Handhabung des Systems ermöglicht es uns, ohne großen Aufwand darzulegen, dass unsere Abläufe der gesetzlichen Norm entsprechen.”
Sabine Sieverding
Qualitätsmanagement,
Zahnklinik Bochum – Zahnmedizin am Augusta
Ein Programm, das neben dem Qualitätsmanagement nach den Standards von ISO 9001 auch die Kommunikation in einem wachsenden Unternehmen mit 90 Mitarbeiter:innen und zwei Standorten ermöglicht – das suchte die Zahnklinik Bochum. Weshalb man mit medikit viel mehr als ein herkömmliches QM-System und somit eine zukunftsfähige Lösung fand, berichtet uns Qualitätsmanagerin Sabine Sievering.
Herausforderung
Ein zukunftstaugliches Qualitätsmanagement-System
Das Qualitätsmanagement der Zahnklinik Bochum ist bereits seit 2005 nach ISO 9001 zertifiziert. Mit zunehmendem Wachstum des Unternehmens wurde jedoch immer deutlicher, dass das im Einsatz befindliche QM-System den Anforderungen nicht mehr gerecht werden konnte. Man machte sich also auf die Suche nach einer zukunftstauglichen Lösung und fand mit medikit ein System, das einem nicht nur das bloße Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis erleichterte, sondern auch die Umsetzung von Prozessen im Arbeitsalltag ermöglichte. Wir trafen uns mit Qualitätsmanagerin Sabine Sieverding zum Gespräch.
Lösung
System zur Prozessoptimierung in wachsender Zahnklinik
Unser Qualitätsmanagement ist seit 2005 nach den Standards von ISO 9001 zertifiziert. Von da an arbeiteten wir mit einem QM-Programm, das sich jedoch auf lange Sicht nicht als zukunftsfähig und praxistauglich erwies. Während sich unsere Klinik auf zwei Standorte erweiterte und inzwischen 90 Mitarbeiter:innen, davon fünf Praxismanager, zählt, blieb dieses QM-Programm in seiner Struktur starr und konnte besonders den neuen Herausforderungen im Bereich der Kommunikation nicht mehr gerecht werden. Wir brauchten also ein System, das uns neben dem Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis auch den internen Austausch zwischen den unterschiedlichen Teamstrukturen ermöglichte und sich darüber hinaus an das Wachstum des Unternehmens anpassen würde. Auf unserer Suche stießen wir auf medikit. Für uns war bereits nach den ersten Gesprächen mit dem medikit-Team klar: Das war das Produkt, das wir suchten. Dieser positive Eindruck bestätigte sich nach der 30-tägigen Testphase im Dezember 2021, weshalb wir die Kommunikationsplattform mit Beginn 2022 implementierten und damit das alte QM-Programm ersetzten.
Erfolgreich rezertifiziertes QM nach ISO 9011:2015
Wie verlief die Prüfung?
Uns war wichtig, dass die Auditor:innen nachvollziehen konnten, weshalb wir uns für medikit entschieden haben und worum es sich dabei überhaupt handelt. Zentraler Beweggrund für den Wechsel des QM-Systems waren ja unsere Mitarbeiter:innen. Diese fanden sich im alten Programm, das nicht einmal über eine Suchfunktion verfügte, nicht mehr zurecht. Wir beschrieben also, wie medikit uns für sich und wir die Praxisleitung und das ganze Team für medikit begeistern konnten. Anschließend zeigten wir auf, wie uns das medikit Support-Team mit Webinaren fit für die Nutzung des Systems machte. Die Aufzeichnungen dieser Schulungen nutzen wir noch jetzt, um neue Mitarbeiter:innen mit medikit vertraut zu machen. Überhaupt wollen wir das in medikit verfügbare Online-Schulungsangebot mit seinen vielen Tutorial-Videos zukünftig noch stärker im Onboarding einsetzen. Abschließend stellten wir die medikit Tools von den Aufgaben über die Nachrichten bis hin zum digitalen Handbuch vor. Die Auditor:innen waren von der Vielseitigkeit und Praxistauglichkeit der Plattform nicht nur überzeugt, sie waren begeistert.
Generell kann ich feststellen, dass uns Behördenkontrollen seit der Implementierung von medikit keine Sorgen mehr bereiten. Die klare Struktur, Übersichtlichkeit und einfache Handhabung des Systems ermöglicht es uns, ohne großen Aufwand darzulegen, dass unsere Abläufe der gesetzlichen Norm entsprechen.
Die intuitive Handhabung von medikit beeindruckt das Team
Wie wurde medikit von eurem Team angenommen?
Klar erkennbar war für uns, dass besonders junge Arbeitnehmer:innen, die eine hohe Affinität zu den sozialen Netzwerken aufweisen, sofort Feuer und Flamme für die Kommunikationsplattform waren. Die Handhabung des Systems ging diesen leicht von der Hand, aber auch neue Kolleg:innen finden sich nach kürzester Zeit bereits zurecht. Als Team sind wir durch medikit näher zusammengewachsen, denn unser interner Austausch ist nun intensiver und effizienter.
Digitale Kommunikation und effizientes Aufgaben- und Reparaturmanagement
Was hat sich mit der Einführung von medikit verändert?
Auf der Ebene der Kommunikation, des Qualitäts-, Aufgaben- und Reparaturmanagements sind wir nun genau dort, wo wir hinwollten. Arbeitsaufträge, etwa im Bereich der Hygiene oder der Temperaturkontrolle, werden in medikit automatisiert an die Mitarbeiter:innen übermittelt, der Arbeitsfortschritt kann in Echtzeit mitverfolgt werden. Unser Technik-Team ist begeistert davon, seine Reparaturaufträge digital zu erhalten und eine kompakte Übersicht aller anfallenden Schadensbehebungen in medikit zu finden. Natürlich sind auch die in medikit verfügbaren Statistiken eine tolle Hilfestellung, denn sie zeigen uns, wo gehäuft Probleme entstehen und wie viele Reparaturen in einem bestimmten Zeitraum erledigt wurden oder noch in Gange sind. In der internen Kommunikation ist unser Team jetzt perfekt vernetzt, sodass Informationen immer an der richtigen Stelle angelangen und über eine effiziente Suchfunktion rasch gefunden werden können.
Effektive Umsetzung des Qualitätsmanagements
Toll ist auch das medikit-Handbuch, in das wir unser ursprüngliches QM-Handbuch mit seiner Struktur eins zu eins via Datenübertragung transferiert haben. Wir können dieses im neuen System nun laufend ergänzen und erweitern. Darüber hinaus haben wir die Möglichkeit, Änderungen an Prozessen digital freizugeben und sehen weiterfolgend auch, ob die Mitarbeiter:innen die Bearbeitungen gelesen haben. Diese Freigabe bei Prozessänderungen, zu der die Klinikleitung ja verpflichtet ist, erfolgte in der Vergangenheit in Papierform, womit wir uns jetzt jede Menge Druckkosten sparen. Für uns als QM-Beauftragte ist das medikit Handbuch außerdem eine Sammlung aller wichtigen Dokumente für unsere tägliche Arbeit an der Verbesserung der Betriebsqualität. Wir finden hier Formulare für die Risikobewertung und vieles mehr.
Wie gelingt euch die Umsetzung des QMs in der Praxis?
All unsere digitalen Aufgaben in medikit basieren auf Wissensartikeln in unserem medikit-Handbuch und sind mit jenen inhaltlich deckungsgleich. So entsteht eine optimale Umsetzung unseres QMs im täglichen Arbeiten, denn der Prozess wird garantiert so abgewickelt, wie vorgesehen. Gibt es Änderungen am Arbeitsablauf, so ändert sich nicht nur der Wissensartikel, sondern mit ihm auch die Aufgabe. Dadurch gelingt uns mit medikit eine effektive Umsetzung unseres QMs in der Praxis, indem arbeitsrelevantes Wissen auf dem effizientesten Weg an die Mitarbeiter:innen gelangt.
