“Checklisten aus Papier gibt es in unserer Klinik nicht mehr. Auch die in unserem Betrieb tätige Reinigungsfirma ist mittlerweile mit einem medikit-Zugang ausgestattet und hakt ihre ToDos digital ab.”
Alexander Dörner
Klinikmanager
Kleintierklinik Ludwigsburg-Ossweil
Dass es in einem Betrieb mit 90 Mitarbeiter:innen keine leichte Angelegenheit ist, die ganze Belegschaft informiert zu halten, kann man sich gut vorstellen. In der Kleintierklinik Ludwigsburg-Ossweil wollte man dies jedoch nicht mehr so hinnehmen. Klinikmanager Alexander Dörner erzählt im Interview, wie mit medikit funktionierende Kommunikation und Transparenz im Betrieb Einkehr hielten.
Herausforderung
Praxissoftware und E-Mails reichten nicht für eine effiziente Teamkommunikation
Vor der Einführung von medikit verwendeten wir für die Kommunikation in unserer Klinik vor allem E-Mails und unsere Praxissoftware, in der wir die Daten zu unseren Kund*innen und deren Tieren festhalten. Beide Medien stellten sich als wenig effizient heraus: Es war nie klar, ob eine Nachricht wirklich gelesen wurde, sprich die Informationen auch bei den Mitarbeiter:innen angelangten. Die E-Mail-Flut sorgte selten für Klarheit und erhöhte das Risiko, dass Botschaften ihr Ziel nicht erreichten. Zudem war damals eine QM-Software im Einsatz, deren Aufbau stark an erste Produkte aus den 1980ern und 1990ern erinnerte. In dieser hatte man nicht einmal eine Nachrichtenfunktion, bekam lediglich eine Benachrichtigung, wenn eine Datei hochgeladen wurde. Ansonsten bot einem das Produkt kaum Möglichkeiten, die Qualität der Kommunikation innerhalb des Betriebs zu verbessern.
Warum habt ihr euch für medikit entschieden?
medikit wurde uns von einem befreundeten Tierarzt weiterempfohlen. Das wesentliche Ziel war natürlich, das eben beschriebene Kommunikations-Dilemma in unserem Betrieb zu überwinden.
Lösung
medikit Implementierung: Intensive Unterstützung durch den medikit Kundenservice
Die gesamte Mitarbeiterkommunikation in unseren beiden Häusern findet in medikit statt. In ihren Die Einführung von medikit verlief angenehm komplikationsfrei, ähnlich der Nutzung der digitalen Plattform. Zunächst übermittelten wir Listen mit unseren Mitarbeiter:innen und Räumlichkeiten an das Team von medikit, das uns während der Implementierung mit Rat und Tat unterstützte. In weiterer Folge erarbeiteten wir gemeinsam mit dem von medikit bereitgestellten Support Checklisten, Handbuchartikel und Aufgaben, bis die Software am Ende perfekt auf die Bedürfnisse unseres Betriebs angepasst war.
Unsere Mitarbeiter:innen wiederum fühlten sich von Tag eins an vertraut mit der digitalen Kollaborationsplattform. Das Äußere erinnert ja in gewisser Weise an ein Social Media, also etwas, das der heutigen Generation aus ihrem Alltag nur allzu bekannt ist. Fast schon enthusiastisch wurde vor allem das Nachrichten Tool in den ersten drei Monaten genutzt. Es dauerte nicht lange, dann wussten alle, wie man Nachrichten, die für einen irrelevant sind, ausblenden und die Gruppenfunktion für die gezielte Informationsübermittlung nutzen kann.
Resultat
Zeitersparnis und ein glückliches Team
Was ich seit der Implementierung von medikit besonders spüre, sind die positiven Auswirkungen funktionierender Kommunikation auf unseren Klinikalltag. Die Mitarbeiter:innen sind immer am neuesten Stand. Allgemein stelle ich fest, dass wir nicht nur schneller und zielgerichteter, sondern auch nachvollziehbarer miteinander kommunizieren. Dies hat zur Folge, dass der Zeitraum, bis eine Aufgabe erledigt bzw. ein Problem behoben wird, ein viel kürzerer ist. Wichtig, wenn man beispielsweise an die Reparatur von Geräten denkt. Verging in der Vergangenheit noch ein beträchtlicher Zeitraum, bis ein Schaden gemeldet und die Schritte zu dessen Behebung eingeleitet wurden, erfolgt dies heute schnell und effektiv.
Keine Papier Checklisten mehr
Auch die Checklisten aus Papier sind durch die Einführung von medikit Geschichte geworden. Diese häuften sich in der Vergangenheit in immer dicker werdenden Ordnern. Mittlerweile hat auch die externe Reinigungsfirma, die bei uns tätig ist, einen medikit-Zugang und hakt ihre Checklistenpunkte digital auf Tablets ab. Wir setzen hier NFC-Tags ein, die im jeweiligen Raum gescannt werden müssen, um die Reinigung zu bestätigen. Besonders schätze ich in dieser Hinsicht, dass ich mit medikit immer den Überblick bewahre, was bereits erledigt wurde.
Checklisten aus Papier gibt es in unserer Klinik nicht mehr. Auch die in unserem Betrieb tätige Reinigungsfirma ist mittlerweile mit einem medikit-Zugang ausgestattet und hakt ihre ToDos digital ab.
NFC-Tags für effiziente vor-Ort Kontrollen
NFC-Tags sind in unserem Klinikalltag in verschiedensten Aufgabenfeldern in Verbindung mit Checklistenpunkten in medikit im Einsatz, sei es auf der Tierstation oder in der bereits zuvor erwähnten Reinigung. Natürlich handelt es sich hierbei um alltäglich anfallende Routinen, die sich nicht wesentlich verändern. Es ist jedoch in der Nachkontrolle sensationell, nachvollziehen zu können, ob wirklich eine Person physisch vor Ort gewesen ist: NFC-Tags sind der Garant hierfür.
Würdet ihr medikit weiterempfehlen?
Natürlich empfehlen wir medikit an Kolleginnen und Kollegen in der Branche weiter, denn auch andere haben mit jenen Problemen zu kämpfen, die einmal auch Teil unseres Alltags waren. Und auch andere Anbieter versuchen, hierfür Lösungen auf den Markt zu bringen, wobei es in der Anwendung an Praxistauglichkeit mangelt. medikit ist simpel und effizient zugleich. Mit nur einer Handvoll Tools gelingt es, funktionierende Kommunikation und verbesserte Prozesse zu gewährleisten. medikit ist einfach, schnell und unverzichtbar.
