“medikit löst zwei große Herausforderungen veterinärmedizinischer Betriebe, bei denen herkömmliche Praxismanagementsysteme nicht weiterhelfen: Einerseits die Team Kommunikation, andererseits das Wissensmanagement.”
Kathrin Siemer
Klinik- und Personalmanagerin
Tierklinik Lüsche
Kommunikation und Wissensmanagement – zentrale Herausforderungen gesundheitlicher Organisationen. Wo das Praxismanagementsystem an seine Grenzen gerät und Gratis-Apps Chaos statt Ordnung verursachen, sorgen die Tools von medikit für Struktur und Effizienz. Kathrin Siemer, Praxismanagerin in der Tierklinik Lüsche und Vorstandsmitglied im “Bundesverband Tiermedizinisches Praxismanagement”, spricht über den Einsatz der digitalen Plattform im Betrieb mit 117 Mitarbeiter:innen.
medikit ersetzt WhatsApp, E-Mail und Co.
Was war die größte Herausforderung in einer Klinik mit 24 Stunden Betrieb?
Während uns das Praxismanagementsystem schon immer gute Dienste bei allen fachlich-medizinischen Themen rund um die Patient:innen erwies, verfügten wir über kein passendes Tool für die teaminterne Kommunikation. Dafür setzten wir eine Reihe wenig effizienter Werkzeuge ein: Von der klassischen Mail über die Gratis-App bis hin zum dafür ungeeigneten Praxismanagementsystem. Was war das Resultat? Wir kommunizierten nicht zielgerichtet: Informationen, die nur eine bestimmte Abteilung oder einzelne Mitarbeiter*innen betrafen, gingen an die ganze Belegschaft, denn das Handy war am schnellsten bei der Hand und damit auch die Firmengruppe in der Gratis-App. Dies wiederum führte dazu, dass Mitarbeiter:innen in ihrer Arbeitskonzentration durch Nachrichten gestört wurden, die sie gar nicht betrafen.
Das ganze Team ist stets informiert
Fast noch gravierender war jedoch der Umstand, dass es nahezu unmöglich schien, alle am selben Wissensstand zu halten, da über so viele Medien kommuniziert wurde. So fehlte uns auch eine zentrale Wissensplattform, die die Einschulung neuer Mitarbeiter:innen bedeutend leichter und zeitsparender gemacht hätte. Und neue Kolleg*innen stoßen bei uns laufend dazu.
Einführung von medikit mit 30-tägiger Testphase
Wir pflegen ein sehr strukturiertes Vorgehen bei neuen Projekten. In einem ersten Schritt überzeugten sich die Team-Leader im Rahmen einer Schulung von den verschiedenen Funktionen von medikit. Nachdem dieser erste Test in kleiner Runde zufriedenstellend verlief, erweiterten wir die Testgruppe mit einigen unserer Mitarbeiter*innen: Durch die Beteiligung von Tierärzt*innen, Kolleg*innen aus dem Stall, Angestellten aus dem Labor und vielen mehr war nun das gesamte Spektrum an Tätigkeiten in unserem Betrieb abgebildet. Wir erarbeiteten im Rahmen eines Workshops die Bereiche, in denen wir medikit einsetzen wollten. Abschließend präsentierten wir die Plattform dem restlichen Team und alle waren dazu angehalten, sich mit medikit bis zum Datum der Implementierung, vertraut zu machen.
medikit Lieblingsfunktionen in der Tierklinik
Strukturierte Schichtübergaben
Bei uns ist recht klar geregelt, wann zum Beispiel Übergaben an das nächstfolgende Team in medikit übermittelt werden, welche Informationen diese beinhalten müssen und wer diese lesen soll. Diese Möglichkeit, zu definieren, wer eine Nachricht erhält, war ein wesentlicher Grund, weshalb wir medikit anderen Produkten vorgezogen haben. Nicht länger sollten Mitarbeiter:innen in ihrem Feierabend oder gar ihrem Urlaub durch berufliche Angelegenheiten gestört werden. Es muss eine Grenze zwischen Beruflichem und Privatem geben, mit medikit können wir eine klare Linie ziehen.
Einfaches Aktualisieren aller Handbuchartikel
Die Grundstruktur für unser medikit-Handbuch besteht bereits seit vielen Jahren. Jede Abteilung hatte ihren eigenen Ordner im Laufwerk, wo wichtige Arbeitsanweisungen, Formulare und alles, was sonst noch im Arbeitsalltag benötigt wird, zu finden waren. Wir hatten also bereits die essentiellen Inhalte, nicht aber die Flexibilität, diese immer und überall bei der Hand zu haben. medikit gibt uns diese Freiheit, da die Plattform nicht nur am PC, sondern auch in App-Form auf dem Smartphone zur Verfügung steht. Mit der praktischen Suchfunktion erspare ich mir darüber hinaus viele Umwege, um zu der gewünschten Information zu gelangen.
Würden Sie medikit anderen Tierkliniken empfehlen?
medikit löst zwei große Herausforderungen veterinärmedizinischer Betriebe, bei denen herkömmliche Praxismanagementsysteme nicht weiterhelfen: Einerseits die Kommunikation, andererseits das Wissensmanagement mit dem übersichtlichen digitalen Handbuch. Außerdem verlief das Onboarding effizient und schnell, ein guter Helpdesk steht immer zur Verfügung, was keinesfalls selbstverständlich ist. Aus diesem Grund empfehle ich medikit weiter.
Wie würden Sie medikit in 3 Wörtern beschreiben?
modern – praktisch – einfach
